DOCUMENTOS CONTABLES

¿QUÉ SON DOCUMENTOS CONTABLES?

Los documentos contables Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.

Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

 Son los instrumentos de gestión contable en los que se refleja la información esencial de las operaciones contabilizadas, y donde se estampan sus firmas los responsables de la contabilidad. Según la naturaleza de las operaciones que se contabilizan, se distinguen dos tipos de documentos contables:

1) documentos para contabilizar las modificaciones de créditos iníciales del Presupuesto de Gastos: Documentos de créditos.

2) documentos para contabilizar las decisiones de gasto adoptadas para consumir los créditos del Presupuesto.

¿PARA QUÉ SIRVEN?

· En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos  contables.

· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.


.Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

¿CÓMO SE CLASIFICAN?

·         Según el soporte.

·         Según el autor.

·         Según su finalidad.

·         Según su función en el tiempo.

SEGÚN EL SOPORTE

1.    EL PAPEL

·         Documentos textuales, impresos, escritos, etiquetas.

·         Documentos gráficos: información representada en forma y colores, tales como planos, mapas y dibujos en general.

·         Documentos de imagen: fotografías, cuadros, pinturas.

2.    CINTA

Conocidos como audiovisuales tales como: videos, películas, casetes, cintas magnéticas. Microfilm, USB entre otros.

3.    OTROS

     Sellos, monedas, disco compacto, disquetes etc.

SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR

     1. DOCUMENTO PÚBLICO

Es el expedido por un funcionario público en ejercicio de sus funciones como representante del gobierno (escritura pública) Notario.

¿Qué contiene una escritura para la compra de un bien inmueble?

Nombre del propietario, comprador, identificación, identificación del comprador y el vendedor, teléfono, dirección, valor comercial con el que va a ser vendido, descripción del bien raíz, avalúo, venta, los linderos, la nomenclatura.

     2. DOCUMENTO PRIVADO

Es el expedido por particulares o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función.

SEGÚN SU FINALIDAD

1.    DOCUMENTOS DISPOSITIVOS

Son los que imparten normas de obligatorio cumplimiento: leyes, decretos, resoluciones, sentencias.

En el sector Privado: Manuales de procedimiento, reglamento de trabajo, instrucciones administrativas.

Manuales de Procedimiento: Herramienta con que cuentas las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

Reglamento de trabajo: Derechos y deberes del trabajador y del empleador.

Instrucciones administrativas: Es la formación como se toman ciertas medidas en el ámbito administrativo.

2.    DOCUMENTOS TESTIMONIALES

Son los que sirven de prueba o testimonio: actas, documentos contables (libros, balances), escrituras, convenios, contratos,  planos de obras.

3.    DOCUMENTOS INFORMATIVOS

Son los documentos dentro de una gestión administrativa: cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones, etc.

SEGÚN SU FUNCION EN EL TIEMPO

1.    VITALES

Son los documentos indispensables para el funcionamiento y crecimiento de           la entidad. Todos los documentos relacionados de la empresa (cámara de comercio, hojas de vida de los trabajadores, RUT, afiliaciones a seguridad social, contratos de los trabajadores, escritura de bien raíz).

2.    IMPORTANTES                                                                                         

Son los documentos que contienen información para la gestión por período de cinco a seis años (normas, manuales…)

3.    UTILES

Documentos que ayudan a la gestión, generalmente por el año: Correspondencia interna y externa.

4.    NO ESENCIALES

Documentos que ya no tiene ningún valor después de los seis meses: Anuncios, comunicaciones, circulares internas, circulares informativas.

TIPOS DE DOCUMENTOS

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

.Permiten la comunicación humana.

.Medio valioso de información.

.Constituye  medio probatorio, ya que asegura la comprobación de cualquier actividad ya sea técnica, económica o investigativa.

.Dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.

.Sirven para la toma de decisiones administrativas.

¿CUÁLES SON LOS MAS UTILIZADOS?

Remisiones: Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

Cheques: se maneja a través de cuenta corriente. Un cheque es una orden o un mandato de pago que le permite al girador disponer a favor del portador del título, fondos que tengan disponibles en un banco.

Letras de cambio: es un documento mercantil durante el cual una persona natural o jurídica, concede un crédito a otra y esta última se compromete a pagar el valor señalado a la fecha de vencimiento acordado. Es un instrumento negociable puede transferirse de manera que el librador puede diferir el tenedor de la letra.

Pagaré: es un título valor o instrumento financiero mediante el cual una persona o deudor, pagará a otra una cantidad de dinero en una fecha determinada o acordada previamente. Los pagares pueden ser también endosables o pagaderas al portador.

Nomina: Una nómina es un documento que, a modo de recibo de salario individual en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades que forman el salario. En ella quedan registradas también las deducciones que se realizan sobre el salario, básicamente las cuotas al IMSS (cuota obrero) y las retenciones a cuenta del ISR (cuota obrero).

Todas las empresas están obligadas por ley a entregar este documento a sus trabajadores y a hacer constar en él todos los pagos que éstos perciban por su trabajo. Existe un modelo oficial de nómina pero está permitido que las empresas pueden utilizar otras similares.

Notas crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Notas debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Facturas: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en       uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.

Contrato de prestación de servicios profesionales: "Es aquel por el cual el profesionista, mediante una remuneración que recibe el nombre de honorarios, se obliga hacia el cliente a desempeñar un trabajo que requiere una preparación técnica y a veces un título profesional para desempeñarlo" el cual va ser importante ir específico con el fin de comprender mejor la elaboración del Contrato, pero este contrato es de prestación de servicios profesionales.