Instructora Martha Dulcey

1
DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS SAN GIL
“BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL”
GRUPO TECNOLOGÍA GESTIÓN DOCUMENTAL
SENA CENTRO AGROTURISTICO
TECNOLOGIA: GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES
SAN GIL
2011
2
DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS SAN GIL
“BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL”
GRUPO TECNOLOGÍA GESTIÓN DOCUMENTAL
Martha Janeth Dulcey Parra
Instructora
SENA CENTRO AGROTURISTICO
TECNOLOGIA: GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES
SAN GIL
2011
3
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. GLOSARIO………………………………………………………………...……….....6
2. INTRODUCCIÓN………………..……………………………………..…………....12
3. ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN GIL……..……………………………………...14
3.1 Misión………………..……………………………………………………………..14
3.2 Visión..…………………………………………………………………………….…15
3.3 Objetico……………………………………………………………...……………....15
4. OFICINA JURIDICA (101)...………………………………………...………………16
4.1. Marco Teórico……………………………………………………………………..16
4.2 Dependencias……………………………………………………….……………..16
4.3 Diagnostico……………………………………...………………………...………..19
4.4 Observaciones…………………………..………………………………..………..19
5. OFICINA CONTROL INTERNO (102)……………………………………………..20
5.1 Descripción de funciones especiales………………..………………….……..20
5.2 Contribuciones individuales………………………….………...……………….22
5.3 Conocimientos básicos y esenciales…..…………………...…………………23
5.4 Requisitos de estudio y experiencia………………………...…………………23
5.5 Competencias comunes...……………………………………....……………..…23
5.6 Competencias comporta mentales por nivel jerárquico…...…….………...26
6. OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO………………...………….….29
6.1 Introducción.…………………………………........…………………………........29
4
6.2 Misión guía procesos disciplinarios…………………………………..............30
6.3 Visión guía procesos disciplinarios………...………………………………….30
6.4 Objetivo……………………………………………………………………………...30
6.5 Significado control interno disciplinario……...……………….………………30
6.6 Régimen disciplinario de los servidores públicos...………..……………....30
6.7 Documentos que se manejan en la dependencia……………………………31
6.8 Manual de funciones……………………...……………………………………….32
6.9 Macro proceso disciplinario……………………………………………………..33
7. SECRETARIA PRIVADA (103)……………….....………………………………….34
8. CENTRO DE CONVIVENCIA Y CULTURA (104)………………………………..35
8.1 Biblioteca centro de convivencia…...…………………….……………....…....35
8.2 Personería…..……………….……………………………………………..……….37
8.3 Comisaría de familia……………………………………………………..……..…40
8.4 Inspección de policía San Gil………………………………………..………..…41
8.5 Sisben…………………………………………………………………..…………....45
9. SECRETARIA DE HACIENDA Y DEL TESORO (120)…………….……………48
9.1 Marco constitucional……………………………………………….……………..49
9.2 Rentas………………………………………………………………….…………….58
9.3 Procedimientos…………………………………………………………………….63
9.4 Presupuesto………………..……………………………………………………….67
9.5 Tesorería…………………………………………………………………………….70
9.6 Contabilidad……………………………...…………………………………………71
9.7 Pagaduría…………………………………………………………………...............73
10. SECRETARIA DE PLANEACIÓN (130)…………………………………………91
5
11. SALUD LOCAL (140)……………………………………………………………102
11.1 Estadística………………………………………………………………………104
11.2 Salud pública…………………………………………………...………………104
11.3 Salud local……………………………………………………...……………….106
12. SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE (150)…...………………...108
12.1 Ministerio de justicia………………………………………..…………………108
12.2 Matrícula……………………………………………………...………………….109
12.3 Jurídica……………………………………………………..……………………110
12.4 Licencia de conducción………………………………...…………………….111
12.5 Archivo…………………………………………………...………………………112
13. SECRETARIA DE EDUCACIÓN (160)………………..………………………..114
13.1 Manual de funciones……………………………….………………………….114
14. SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL (170)….….118
15. OFICINA DE PERSONAL…………………………………………………..…...125
15.1 Funciones oficina personal…………………………………………………..128
6
1. GLOSARIO
Acción de tutela: Es un mecanismo creado por la Constitución de Colombia de 1991 , inspirado en recursos similares que existen en otros mecanismos de similar finalidad como el Recurso de Amparo que busca proteger los Derechos fundamentales de los individuos al no haber otro recurso para hacerlos cumplir o en el caso de que exista peligro inminente. Por ejemplo una Acción de Tutela para que le sean suministrados medicamentos a un niño que de no recibirlos moriría.
Acción popular: Es un proceso constitucional que tiene como finalidad que las normas jurídicas de jerarquía inferior a la ley (por ejemplo, un decreto supremo que reglamenta una ley) no contravengan a la Constitución o a la ley. Se presenta a la Sala competente de la Corte Superior del Poder Judicial y ésta, en su sentencia, declara si la norma que ha sido impugnada contradice o no la Constitución o a la ley. Si la Sala comprueba que, efectivamente, la norma impugnada infringe alguna de aquéllas, la declara inconstitucional o, en su caso, ilegal y, por consiguiente, esa norma pierde efecto desde el día siguiente a la publicación de la sentencia, lo que equivale a decir que, a partir de ese momento, deja de existir en el ordenamiento jurídico.
Acta de liquidación: Es aquella que nos indica si el contrato fue aprobado y certificado por la dependencia que realizo el contrato ya sea de obra o suministro.
Actas: Las actas institucionales son documentos que contienen una relación escrita y detallada de lo discutido y acordado en las diferentes sesiones de los órganos de gobierno de la Universidad. Es por ello, que en las mismas podrán encontrarse las decisiones y las políticas de estos órganos, entre ellos el Consejo Académico, el Comité de Asuntos Estudiantiles, los Consejos de Facultad y los de Departamento. Para el caso del Consejo Académico y del Comité Ejecutivo dichas decisiones serán a su vez consagradas en los acuerdos, Las actas también sirven de apoyo para comprender las motivaciones de los consejos o comités al momento de fijar una política, tomar una decisión o aprobar un programa o reglamento y para construir la memoria institucional.
Activos: son aquellos que en la actualidad están realizando compras o que lo hicieron dentro de un periodo corto de tiempo.
Acto administrativo: Es de suma importancia en el Derecho público, dado que el reconocimiento de un acto como administrativo implica someterlo a un régimen especial que lo diferencia de otras manifestaciones estatales.
7
Al momento de liquidar el Contrato de trabajo, se deben liquidar las respectivas Prestaciones sociales, al igual que pagar todos conceptos relacionados con los Aportes Parafiscales y de Seguridad social.
Aportes de seguridad social: se refiere principalmente a un campo de bienestar social relacionado con la protección social o la cobertura de las necesidades socialmente reconocidas, como la pobreza, la vejez, las discapacidades, el desempleo, las familias con niños y otras.
Aportes parafiscales: Toda empresa o unidad productiva que tenga trabajadores vinculados mediante Contrato de trabajo debe hacer un aporte equivalente al 9% de su Nómina por concepto de los llamados aportes parafiscales, los cuales se distribuirán de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensación Familiar), 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
Bonos: es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija o variable. Pueden ser emitidos por una institución pública, un Estado, un gobierno regional, un municipio o por una institución privada, empresa industrial, comercial o de servicios.
C.D.P: Es el documento que nos da la certeza de que existe un recurso disponible para la contratación o el gasto a ejecutar.
Cedula: Documento oficial que sirve para identificar a la persona. Es el equivalente al Documento Nacional de Identidad
Certificado contraloría: más conocido como el certificado de antecedentes fiscales. Con este documento lo que se logra es que las empresas tengan un mayor control y seguridad sobre las personas que trabajan en la empresa o negocio. De igual manera las personas no tienen problema alguno para solicitarlo.
Certificado de Idoneidad: Es el documento que certifica la resolución dictada por la Secretaría Autonómica de Acción Social, Menor y Familia, a través del cual se declaran idóneos o no idóneos a los solicitantes para la adopción nacional, la adopción internacional o el acogimiento familiar.
Certificado Judicial: es aquel documento que nos dice si tenemos actos penales en el país.
8
Certificado judicial: es un documento expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad - DAS, en el cual se certifica la situación judicial de un ciudadano frente a la justicia y autoridades Colombianas. Estipula si el titular no tiene asuntos pendientes con las autoridades judiciales y de policía o si es o no solicitado por las mismas autoridades.
Certificado procuraduría: que es imprescindible para firmar contratos con entidades públicas o asumir un cargo estatal, puede obtenerse sin costo y sin realizar ningún engorroso trámite en las oficinas del Ministerio Público.
Cesantías parciales: Las cesantías de los trabajadores deben ser consignadas al fondo de cesantías antes del 15 de febrero del año siguiente al que se causen. En todo caso, las cesantías deben ser consignadas por la empresa en el fondo de cesantías; en ningún momento puede pagárselas directamente al trabajador.
Col fondos: a Pensión Obligatoria es la recompensa al trabajo de toda una vida. Para su tranquilidad, usted debe contar con una Pensión Obligatoria, que es un plan de ahorro obligatorio que representa la garantía económica para su futuro.
Con motivo del enorme aumento de solicitudes de este documento a comienzos de año, la Procuraduría General de la Nación recordó que este certificado de los antecedentes disciplinarios se expide de forma gratuita.
Consorcio: Es una asociación económica en la que una serie de empresas buscan desarrollar una actividad conjunta mediante la creación de una nueva sociedad. Generalmente se da cuando en un mercado con barreras de entrada varias empresas deciden formar una única entidad con el fin de elevar su poder monopolista.
Contraloría: es la encargada de vigilar los estados financieros de la empresa a través de auditorías. Si es en una institución, se encarga además de vigilar el buen desempeño de los servidores públicos.
Convenio: es un acuerdo de voluntades y puede referirse a:
Correspondencia: Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envían, entregan o reciben.
9
Cuotas: Cada uno de los pagos periódicos que se realizan para la devolución del préstamo hipotecario. Se trata de la cuantía a pagar (generalmente mensuales, trimestrales o semestrales), la cual engloba el capital más los intereses
Derechos de petición: El derecho de petición es el que toda persona tiene para presentar solicitudes ante las autoridades o ante ciertos particulares y obtener de ellos una pronta solución sobre lo solicitado.
Estampillas: es un comprobante del pago previo de los envíos efectuados por correo en forma de etiqueta, generalmente engomada, o directamente impreso.
Finalización el tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a término fijo.
Historia laboral: La historia laboral es definida como "el detalle ordenado de todas las actividades comprendidas en el Banco de Previsión Social, desarrolladas por cada trabajador (patrono o dependiente), incluyendo entre otros, los datos de las empresas para las que actuaron, el tipo de relación laboral, la calidad de los servicios prestados y las remuneraciones imputables percibidas".
Hoja de vida: La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.
Inactivos: aquellos que realizaron su última compra hace bastante tiempo atrás, por tanto, se puede deducir que se pasaron a la competencia,
Informativos: es aquel en el cual el emisor (escritor) da a conocer hechos o circunstancias reales al receptor (lector). Los textos informativos son narraciones que informan acerca de hechos actuales en forma objetiva.
Informe periódico: El informe periódico de operaciones es aquel que recopila en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa.
Licitaciones: es el procedimiento administrativo para la adquisición de suministros, realización de servicios o ejecución de obras que celebren los entes, organismos y entidades que forman parte del Sector Público.
Liquidación: Un Contrato de trabajo se liquida en los siguientes casos:
10
Nomina: La preparación de cheques de nómina constituye una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal.
Pensiones: (o seguro o subsidio), en relación con el seguro social o a la seguridad social, es un pago, temporal o de por vida, que recibe una persona cuando se encuentra en una situación, establecida por ley en cada país, que la hace acreedora de hecho de una cantidad económica, ya sea de los sistemas públicos de previsión nacionales o de entidades privadas.
Pólizas: es el documento donde se constatan las condiciones del seguro y el contrato correspondiente, más específicamente es el nombre que recibe el documento donde se plasma el contrato de seguro en el que se detallan las obligaciones y los derechos de la compañía aseguradora como del asegurado, en la cual se describen el bien o persona a asegurar y donde se fijan las garantías e indemnizaciones en caso de un siniestro.
Procuraduría: encargada de investigar las actividades de todos los funcionarios que sean acusados de no cumplir con su deber, de atentar contra los derechos de los ciudadanos o de cometer delitos.
Recursos de apelación: es un recurso ordinario por el que unas actuaciones judiciales se remiten a un órgano superior con la posibilidad de practicar nuevas pruebas para que revoque la resolución dictada por otro inferior. En otra palabra es el hecho de refutar intentar cambiar una decisión anteriormente tomada por otro juez.
Recursos de reposición: está previsto tanto en la tramitación judicial como contra una resolución administrativa. En ambos casos se presenta ante la misma autoridad que dicto el auto (si se trata de un proceso judicial) o el acto administrativo; si el recurso se resuelve positivamente se dicta un nuevo auto, o se "repone" el acto administrativo mediante una nueva resolución. Retiro del trabajador por jubilación.
Riesgos laborales: se construye en un medio ambiente de trabajo adecuado, con condiciones de trabajo justas, donde los trabajadores y trabajadoras puedan desarrollar una actividad con dignidad y donde sea posible su participación para la mejora de las condiciones de salud y seguridad.
11
Salarios: (también llamado sueldo, soldada o estipendio) es el pago que recibe de forma periódica un trabajador de mano de su empleador a cambio de cierta actividad productiva. El empleado recibe un salario a cambio de poner su trabajo a disposición del jefe, siendo éstas las obligaciones principales de su relación contractual.
SUIC: El Sistema Único de Información Conjunta, establecido por el Ministerio de Transporte mediante resolución 7909 de 2001, es una medida de seguridad que busca evitar que reciban gas automotores convertidos a gas, que no hayan pasado por la revisión anual obligatoria de las condiciones de la instalación de gas. Este control lo ejercen les estaciones de gas directamente, a través de la lectura de dispositivos electrónicos instalados en los vehículos y su confrontación con la información de la base de datos central.
 Un Contrato.
 Un Convenio colectivo de trabajo.
 Un Convenio colectivo.
 Un Convenio entre el deudor y sus acreedores para evitar o alzar una quiebra.
 Un Convenio es un lugar donde políticos se encuentran para realizar un debate.
 Un Tratado internacional.
 Una Convención.
12
2. INTRODUCCIÓN
Según la normatividad pública referente al modelo estándar de control interno, MECI, el Sistema se formuló para que las entidades gubernamentales obligadas, puedan mejorar su desempeño institucional, mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno. El documento se generó tomando como base el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, integrado por una serie de subsistemas, componentes y elementos de control, cuyo fin es orientar hacia el cumplimiento de los objetivos y la contribución de estos a las fines esenciales del estado encaminado a dirigir el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social a cargo de las entidades.
El modelo estándar de control interno MECI especifica el modelo de gestión de la alcaldía del municipio de San Gil, estructurado e implementado en la Alcaldía para facilitar el desarrollo de los procesos y sus interacciones, contempla la estructura y alcance del Sistema Integrado de Gestión; las exclusiones, la caracterización de los Proceso del Sistema; a través de los cuales se expresa el compromiso de la Entidad para implementar los principios básicos de la norma, indicando claramente para cada uno de ellos, su Objetivo,. Responsabilidad y Relación con las Normas NTC GP 1000:2004 y MECI 1000:2005, además de la interacción entre ellos bajo el principio del enfoque sistemático.
Cada una de las dependencias que conforman la Alcaldía de San Gil, como son: Personería municipal, Concejo municipal, Despacho del Alcalde, Oficina Jurídica, Secretaria Privada, Centro de Convivencia, Almacén General, Secretaria local de Salud, Secretaria de Transito y Transporte, Secretaria de Educación, Secretaria de Agricultura, Secretaria de Planeación, Secretaria de
13
Hacienda y Tesoro, Secretaria General de Gobierno y en conjunto con la oficina de Control Interno se desempeñan siguiendo el Modelo Estándar de Control Interno MECI, y las pautas que se señala el Manual de Procedimientos, de acuerdo a sus debidas funciones y requerimientos.
Es compromiso de los funcionarios de la Alcaldía velar por poner en práctica durante el desarrollo del diario accionar de los Valores Institucionales, con el fin de que el producto del trabajo lleve implícito el sello de la Transparencia, la Participación y la Integridad, al CODIGO DE ETICA Y CODIGO DE BUEN GOBIERNO.
Su avance en calidad normativa a facilitado adecuadamente la manipulación de la Gestión Documental en la entidad, mediante la adopción de tablas de retención documental, TRD, los cuales se rigen de acuerdo a la ley general de archivo 594 del 2000.
14
3. ALCALDIA MUNICIPAL SAN GIL
3.1 Misión
La alcaldía de San Gil, es una entidad de derecho público, que tiene como misión asegurar el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes. La alcaldía administra bajo los principios de equidad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, para mejorar:
 La atención al ciudadano
 La prestación de servicios públicos que son de su competencia, o en la regulación, control y vigilancia de dichos servicios.
 En el cumplimiento de ejecución del plan de desarrollo municipal
 En el establecimiento de mecanismos que propicien la participación y concertación ciudadana.
 El recuperara la confiabilidad de inversionistas públicos y privados para que se generen empresas y empleos.
 El fortalecimiento de los valores del trabajo, ética, identidad cultural y ecología.
 En el resultado del clima laboral de mutuo respeto y desarrollo integral.
Alcaldia Municipal
Secretaría de SaludSecretaria de HaciendaSecretaria de PlaneaciónSecretaria General y de GobiernoInspección de PoliciaComisaria de Familia
Archivo generalSecretaria de Transito y Transporte
Secretaria de Educación
Secretaria de Agricultura
Control InternoOficina Juridica
Instituto de Deportes
Instituto de Cultura y Turismo
15
3.2 Visión
La alcaldía municipal de San Gil será una entidad territorial de categoría nacional, vanguardia en su género del desarrollo económico, social, cultural y turístico en el oriente colombiano, para lograr una verdadera transformación de la empresa pública que enorgullezca a cada uno de los sangileños. Cumplir con esta misión del futuro en una meta de todos para el año 2020.
3.3 Objetivos
 Mejorar la calidad de vida de los sangileños, administrando efectivamente y con trasparencia los recursos municipales, los cuales serán ejecutados con énfasis en obtener un mayor bienestar social para la población más vulnerable de los niveles 1 y 2, ejecutando los recursos de inversión direccionados a los programas prioritarios de salud, educación, vivienda, agua potable, saneamiento básico, vías, etc.
 Mejorar la productividad y competitividad municipal, garantizando legalidad, seguridad ciudadana y apoyo dirigido al turismo, comercio,, artesanos, Mypimes y Micropymes
 Apoyo integral de la administración con la participación y desarrollo comunitaria para que la comunidad pueda hacer seguimiento eficaz a cada peso que se invierta en el cuatrienio.
16
4. OFICINA JURIDICA (101)
4.1 MARCO TEÓRICO
El municipio de San Gil fue creado el 30 de septiembre de 1887 con él se vio la necesidad de crear una alcaldía para satisfacer las necesidades de la comunidad creando así la Oficina Jurídica la cual en ese entonces y hoy en día cumple la función de Asesorar al departamento, el municipio y a las demás dependencias del organismo, en la aplicación e interpretación de las normas constitucionales, legales y asuntos jurídicos, entre otros.
Se encuentra ubicado en el tercer rango del organigrama.
Este organismo esta divido en:
4.2 DEPENDENCIAS
a. Encargada: Ana Milena Zafra
Funciones:
 Se encarga de sistematizar la información de cada contrato, los cuales ya se han ejecutado en años anteriores.
 Utiliza tablas de retención documental, las cuales se rigen por la Ley general de archivo 59 de 2000. Por medio de la cual nos dice que nos: El archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
b. Encargado: Edgar Malabera
Cargo: Jefe de sistemas de la alcaldía
Funciones:
 Apoya la contratación, publicación, procesos de contratación y consultas.
 Realizar los documentos que sean necesarios diariamente.
17
 Elaborar y recibir Oficios
 Realizar solicitudes a plan de compra
 Desarrollar interventorias
 Trabaja con un software llamado SICE: Es un sistema de información de contratos que se van a realizar con una serie de consultas dependiendo el tiempo. Y con una plataforma llamada PORTAL UNICO DE CONTRATACION (PUC) el cual es un manual de procesos de mayor cuantía como:  CONTRATOS DE OBRA: Es el documento que firman el Contratista y el Constructor. Mediante el cual el Constructor se obliga a ejecutar las obras y al Contratista a pagarlas. El contrato debe describir qué trabajos hay que realizar y cómo ha de efectuarse el pago de los mismos.
Los trabajos son con frecuencia complejos y suponen muchas operaciones diferentes, exigiendo al Constructor la compra de multitud de materiales y diferentes elementos manufacturados, así como el empleo de una amplia gama de máquinas y la colaboración de personas de diferentes oficios. Como pueden ser: Infraestructura, vías, mantenimiento, suministro, o cosas necesarias como convenios con entidades para alguna obra.
c. Encargado: Graciela Álvarez Prada
Cargo: Auxiliar de la oficina jurídica
Funciones:
 Recibir oficios
 Es la encargada de manejar los contratos y legalizarlos, de igual manera del manejo adecuado de estos al momento de ejecutarse.
 Estar pendiente de la entrega de la correspondencia, notificaciones, certificados y correos a los interventores.
d. Encargado: Tatiana Jiménez Delgado
Cargo: Abogada
Funciones:
18
 Realizar contratos, compromiso, CDP, licitaciones, prestaciones, convenios, visitas a los juzgados, aprobaciones de pólizas, suministros, contratos de obra, contrato de transporte, registro de compromiso.
 Manual de procesos para las resoluciones:
 Revisión de la convocatoria
 Proyectos de pliegos a condiciones
 Recopilación de propuestas
 Evaluación de propuestas
 Si se presentan inconsistencias se da una oportuna respuesta
 Resolución de adjudicación
 Se realiza la minuta
Al momento de finalizar el estudio se devuelven los documentos a la respectiva dependencia quien se encarga de que estos se ajusten al debido proceso y envié nuevamente un informe.
e. Encargado: Juliana Pimiento
Cargo: Abogada
Funciones:
 Prestación de servicios, convenios, contratos de obra, suministro.
Para aprobar un contrato se necesita:
 Estudio
 C.D.P: certificado de disponibilidad presupuestal
 Acto administrativo
 Carta de personal
 Invitación
 Propuesta
 Hoja de vida de funciones
 Hoja de vida
 Cedula
 RUT: Registro Único Tributario
 Seguridad
 Contraloría
 Procuraduría
19
 Certificado judicial
 Certificado de idoneidad
 Paz y salvo
 Contrato
 Estampillas
 Pólizas
 Aprobación de pólizas
 Informe
 Acta de liquidación
4.3 Diagnostico
Por medio del acta de liquidación, la cual es la certificación que los documentos, los terrenos y los contratos se miraba que todo estuviera en regla y posteriormente si faltaba algo se informaba a la dependencia correspondencia. De igual forma si los contratos no estaban foliados, se foliaba con el número correspondiente.
4.4 Observaciones
 No colaboraron en brindarnos una colaboración satisfactoria.
 El archivo tiene una mala organización de los documentos con respecto a las carpetas cuatro aletas. porque tienen más de 200 documentos.
 No nos dieron tinto y ninguna bebida.
 Deberían de hacer pausas activas por que se vive mucha tensión.
20
5. OFICINA CONTROL INTERNO (102)
1. Identificación del empleo
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO
Jefe De Control Interno
CÓDIGO
006
GRADO
01
NIVEL JERÁRQUICO
Directivo
NUMERO DE CARGOS
Uno (1)
CARÁCTER DEL EMPLEO
Libre Nombramiento y Remoción.
UBICACIÓN
Despacho del Alcalde
SUPERIOR INMEDIATO
Alcalde
2. Naturaleza general de las funciones
Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos.
3. Propósito principal
Asesorar y evaluar la oportunidad, eficiencia y transparencia de las actividades de la Administración Central Municipal, con el fin de asegurar la ejecución de los planes, proyectos y objetivos institucionales y fomentar la cultura de autocontrol en todos los niveles.
5.1 Descripción de funciones especiales
 Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno.
 Evaluar el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
 Evaluar la calidad y oportunidad de la información financiera, económica y social del municipio de acuerdo con las normas y procedimientos contables públicos así mismo velar porque los registros contables sean veraces y confiables de igual manera que la preparación de los estados financieros se ajuste a las normas de contabilidad generalmente aceptadas.
 Solicitar de las diferentes dependencias de la administración municipal diligenciando los trámites de asuntos con sujeción a la normatividad interna y asegurar que se cumplan las disposiciones legales.
21
 Promover el cumplimiento de los programas de la administración central dentro de los criterios de austeridad y eficacia del gasto público.
 Coordinar con todas las dependencias el establecimiento de correctivos que permitan mejorar la eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en el ejercicio de las funciones de control, inspección, vigilancia y demás servicios señalados por la ley.
 Verificar que las quejas y reclamos que se presenten ante la entidad sobre el mal desempeño de las dependencias que conforman la administración central, sean atendidas por la dependencia competente; y de igual manera que se inicien las investigaciones preliminares y si hay mérito, se dé traslado a la autoridad pública competente.
 Informar a las autoridades correspondientes, de oficio o a petición de parte, sobre los resultados de las evaluaciones efectuadas.
 Diseñar y elaborar un plan anual general de actividades de evaluación de control interno e informar sobre el mismo al ejecutivo municipal.
 Presentar al Consejo de Gobierno, un informe ejecutivo anual en el mes de diciembre acerca del estado del sistema de control interno y de los resultados de evaluación de gestión y formular las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización, de conformidad con lo consagrado en el artículo 2º del Decreto 1826 de 1994.
 Elaborar el Plan de Acción del área y de toda la administración central y velar que se lleva a cabalidad.
 Impulsar y apoyar el desarrollo local institucional para que en el municipio se constituya y se lleve a cabo el funcionamiento de las Juntas de Acción Comunal.
 Proporcionar suficiente formación, asesoría, coordinación y asistencia técnica a las organizaciones comunitarias para el diseño, ejecución y gestión de sus proyectos de desarrollo y utilización de mecanismos de cofinanciación de proyectos comunitarios.
 Diseñar y presentar asesoría, asistencia, coordinación y apoyo económico para que los programas de las Juntas de Acción Comunal se cumplan.
22
 Difundir entre las organizaciones comunitarias las leyes sobre participación ciudadana, contratación administrativa y funcionamiento de los municipios y todas aquellas que se refieran a la participación comunitaria en salud, educación, trabajo, economía solidaria, justicia y seguridad.
 Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los acuerdos municipales y las disposiciones que determinen la organización de la entidad o dependencia a su cargo.
5.2 Contribuciones Individuales
 Los planes, programas y actividades en materia de control interno presentadas están de acuerdo a las políticas trazadas en las áreas de su competencia.
 Los recursos humanos, financieros y físicos son controlados y evaluados para garantizar un buen desempeño administrativo y operativo.
 Las dependencias de la Administración Central son asesoradas en el diseño, análisis y formulación de métodos de control inherentes a los procedimientos de cada unidad.
 Las medidas aplicadas para prevenir riesgos, detectan y corrigen las desviaciones que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, definidas y aplicadas adecuadamente.
 La aplicación y seguimiento de los procesos se realizan acordes a las normas vigentes.
 El sistema de control Interno aplicado oportunamente a las dependencias, propicia la optimización, calidad y eficiencia en la prestación del servicio.
 Se controlan las actividades financieras, contables y presupuestales, desarrolladas por el personal y se evalúan sus resultados de acuerdo a los lineamientos establecidos.
 La cultura de control en la entidad es fomentada a través de programas de capacitación.
 Los informes presentados reflejan los resultados y transparencia de la gestión institucional.
23
5.3 Conocimientos básicos y esenciales
 Políticas Públicas, normas, lineamientos y directrices en las áreas de su competencia, en materia Financiera, Presupuestal, Contable, de Recaudos y Pagaduría, de Administración de Personal, Control Interno, Auditoría, Archivo, Almacén y Suministros.
 Conocimientos de administración financiera, contabilidad, presupuesto, tesorería, costos.
 Plan de Desarrollo Municipal.
 Legislación vigente relacionada con el área.
5.4 Requisitos de estudio y experiencia
Mínimo: Título de Tecnólogo o de profesional y experiencia.
Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.
Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política o la ley.
ESTUDIOS: Título de formación universitaria o profesional en Administración Pública, Derecho, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o Economía.
EXPERIENCIA: Tres (3) años de experiencia profesional específica o relacionada y manejo del procesador de palabra.
5.5 Competencias comunes
24
COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Orientación a resultados Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad. ·Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. ·Asume la responsabilidad por sus resultados. ·Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. ·Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario y al ciudadano Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad. ·Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general. ·Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios. ·Da respuestas oportunas a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. ·Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las
25
mismas. ·Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental. ·Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos. ·Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora. ·Demuestra imparcialidad en sus decisiones. ·Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. ·Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Organización Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales ·Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. ·Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. ·Apoya a la organización en situaciones difíciles. ·Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.
26
5.6 Competencias comporta mentales por nivel jerárquico COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales ·Mantiene a sus colaboradores motivados. ·Fomenta la comunicación clara, directa y concreta. ·Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. ·Promueve la eficacia del equipo. ·Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores. ·Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. ·Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. Planeación Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas. ·Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto. ·Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales. ·Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. ·Busca soluciones a los
27
problemas. ·Distribuye el tiempo con eficiencia. ·Establece planes alternativos de acción. Toma de decisiones Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión. ·Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar. ·Efectúa cambios complejos y comprometidos en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización. ·Decide bajo presión. -Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. Dirección y Desarrollo de Personal Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras. ·Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para satisfacerlas. ·Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integral del empleado. ·Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuándo no hacerlo. ·Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los
28
estándares de productividad. ·Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. ·Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. ·Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. Conocimiento del entorno Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional. · Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional. ·Está al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado. ·Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales. ·Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales.
29
6. Oficina Control Interno Disciplinario
Conformada por cinco funcionarios y liderada por el Doctor Luis José Medina Zambrano Abogado profesional y regida por la ley 734 del 2002 encargada de juzgar a los funcionarios pertenecientes a la entidad.
6.1 Introducción
Cada organización tiene su propia cultura distinta de las demás, lo que le da su propia identidad. La cultura de una institución incluye los valores, creencias y comportamientos que se consolidan y comparten durante la vida empresarial, para identificar y adoptar conductas éticas en las Entidades se deben iniciar procesos de formación que desarrollen nuevas habilidades del talento humano en busca del sentido y el gusto por los valores para trascender el individualismo, la indiferencia, la apatía y la ausencia de sentido de pertenencia que caracterizan el ejercicio de las funciones públicas.
Los valores son la expresión de la filosofía empresarial convirtiéndose en el eslabón más alto de una cadena que desciende a través de los propósitos y metas, para alcanzar finalmente los objetivos. Los valores son ideas generales y abstractas que guían el pensamiento y la acción.
La filosofía de la Institución es la definición de su lugar social y económico, muestra las orientaciones básicas de su Misión y Visión.
Los principios y valores son los que guían la dinámica de los hombres individualmente y la sociedad, y requieren de un liderazgo efectivo para volverse contagiosos, los valores y las creencias tienen que ser parte integral de la cultura de una organización, afectan los hábitos de pensamiento de la gente y su forma de relacionarse unos con otros.
Por tanto, los principios corporativos son el conjunto de valores que una organización practica y hace realidad en el logro de sus objetivos, los principios corporativos son la base y cimiento de la cultura organizacional.
Al identificar los valores, políticas y estrategias de la Procuraduría General de la Nación se busca dar forma ética al marco legal y administrativo que orienta la toma de decisiones de los funcionarios. De esta manera, al dar curso a este modelo de gestión ética se pretende orientar la cultura Organizacional hacia ambientes donde imperen la solidaridad y la colaboración tanto de los directivos y funcionarios de la Procuraduría General de la Nación que con lleven a reafirmar prácticas con transparencia y confianza, pues son estos los actores morales y
30
están obligados a obrar con transparencia en cada una de sus decisiones y a garantizar un Estado que sea confiable para los ciudadanos.
6.2 Misión Guía de Procesos Disciplinarios
Vigilar el correcto funcionamiento de la Función Pública, para salvaguardar los derechos e intereses de los ciudadanos, garantizar la protección de los derechos humanos e intervenir en representación de la sociedad para defender el patrimonio público.
6.3 Visión Guía de Procesos Disciplinarios
Lograr una Procuraduría de resultados, eficiente en su gestión, con servidores públicos éticos, de altas capacidades técnicas y profesionales, fundada en una estrategia de actividades preventivas y represivas que ha fortalecido la función pública, disminuido el riesgo de vulneración de la ley, y que aplica sanciones ejemplarizantes, para una mejora sustancial en la lucha contra la corrupción y la defensa de los derechos humanos.
6.4 Objetivo
Con la carta de valores y principios institucionales de la Procuraduría General de la Nación, se pretende identificar y adoptar los valores y principios que enmarcarán y orientarán la conducta de los funcionarios dentro y fuera de la Entidad.
6.5 Significado de Control Disciplinario Interno
Art 77: Cuando en este código se utilice la locución control disciplinario interno debe entenderse por tal, la oficina o dependencia que conforme a la ley tiene a su cargo el ejercicio de la función disciplinaria.
6.6 Régimen Disciplinario de los Servidores Públicos
Art 76: Toda entidad u organismo del estado, con excepción de las competencias de los concejos superior y seccionales de la judicatura, deberá organizar una unidad u oficina del más alto nivel, cuya estructura jerárquica permita preservar la garantía de la doble instancia, encargada de conocer y fallar en primera instancia
31
los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores. Si no fuere posible garantizar la segunda instancia por razones de estructura organizacional conocerá del asunto la Procuraduría General de la Nación de acuerdo a sus competencias.
En aquellas entidades u organismos donde existan regionales o seccionales, se podrán crear oficinas de control interno del más alto nivel, con las competencias y para los fines anotados. En todo caso, la segunda instancia será de competencia del nominador, salvo disposición legal en contrario. En aquellas entidades donde no sea posible organizar la segunda instancia, será competente para ello el funcionario de la procuraduría a quien le corresponda investigar al servidor público de primera instancia.
Parágrafo 1°: La oficina de control interno disciplinario de la Fiscalía General de la Nación conocerá y fallará las investigaciones que se adelanten contra los empleados judiciales de la entidad. La segunda instancia será de competencia del señor Fiscal General de la Nación.
Parágrafo 2°: Se entiende por oficina del más alto nivel conformada por servidores públicos mínimo del nivel profesional de la administración.
Parágrafo 3°: Donde no se hayan implementado oficinas de control interno disciplinario, el competente será el superior inmediato del investigado y la segunda instancia corresponderá al superior jerárquico de aquél.
6.7 Documentos que se Manejan en La Dependencia
 Avisos
 Decretos
 Resoluciones
 Decisiones
 Indagaciones preliminares
 Edictos
 Oficios
 Constancia secretariales
 Actas de notificación personal
32
 Diligencias de versión libre
 Actas de acuerdo de pagos
 Diligencias de embargo y secuestro de bienes muebles
 Diligencias de descargos
 Pliego de cargos
 Derechos de petición
 Quejas
6.8 Manual de Funciones
1. Ejercer la facultad disciplinaria de conformidad con las prescripciones del estado único, investigando las faltas e imponiendo las sanciones a los funcionarios infractores de acuerdo con la constitución y la ley.
2. Conocer en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten, contra funcionarios o extraordinarios de la administración municipal de nivel central.
3. Recibir y tramitar oportunamente las peticiones, quejas y reclamos que en forma verbal o escrita presenten los ciudadanos y darles el trámite respectivo.
4. Dirigir los trámites exigidos por la ley, los reglamentos y las disposiciones legales para dar cumplimiento al régimen disciplinario.
5. Fijar procedimientos operativos para garantizar que los procesos disciplinarios se desarrollen dentro de los principios legales de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad, buscando así salvar guardar el derecho a la defensa y al debido proceso.
6. Informar oportunamente a la división de registro y control de la Procuraduría General de la Nación, sobre la imposición de sanciones a los servidores públicos.
7. Poner en conocimiento de los organismos de vigilancia y control, la comisión de hechos presuntamente irregulares que surjan del proceso disciplinario.
8. Llevar los archivos y registros de los procesos disciplinarios adelantados contra los servidores públicos de competencia de esta oficina.
33
9. Rendir informes sobre el estado de los procesos disciplinarios a las actividades competentes cuando así lo requieran, y las demás que le asigne la ley, las ordenanzas, los acuerdos y los reglamentos.
10. Pruebas inmediateces.
6.9 MACROPROCESO DISCIPLINARIO
34
7. SECRETARIA PRIVADA (103)
a. Encargado: Mercedes Calderón Díaz
Cargo: Secretaria Ejecutiva, Auxiliar administrativa
Diagnostico:
 El archivo es llevado cronológicamente desde el más antiguo hasta el más reciente.
 Los documentos se están archivando en AZ y carpetas de cartón con gancho legajador y a su vez se están foliando con lápiz en la parte superior derecha.
 El archivo se encuentra en buen estado, una parte de él se encuentra al aire libre, otra en algunos cajones de la oficina y el otro en la oficina del lado ya que no cuenta con suficiente espacio para guardarlo.
 Tiene una duración de mínimo 5 años en el archivo de gestión.
 Se llevan con su respectivo código cada vez que se van a entregar documentos al archivo central.
 Los documentos se entregan en las carpetas cuatro aletas, algunas con gancho otras sueltas y con su respectiva tabla documental al momento de llevarse al Archivo central.
 Se elaboran decretos, resoluciones, oficios, actas y demás documentos que sean requeridos por parte del (la) alcalde (sa).
35
8. CENTRO DE CONVIVENCIA Y CULTURA (104)
El centro convivencia es una institución creada por la política del Gobierno Nacional en municipios donde se presente conflicto armado, con el fin de brindar las herramientas suficientes para la solución de los problemas.
El Municipio de San Gil es la acepción. No hay conflicto armado, pero ante la notable problemática de relaciones intrafamiliares y demás conflictos entre la comunidad, varias personas vieron la necesidad de un Centro de Convivencia, por lo cual lo solicitaron y fue aprobado.
El Centro de Convivencia y Cultura del Municipio de San Gil se creó el 10 de Diciembre de 2003 con el propósito de “formar ciudadanos y ciudadanas en valores para la construcción de paz”; según lo afirma su actual director Don Jaime Uribe Celis, quien está es este cargo desde enero de 2008.
a. Misión
Crear espacios de encuentros para la comunidad donde se ofrezcan servicios para el mejoramiento de la convivencia, la participación ciudadana y comunitaria, derechos humanos, violencia intrafamiliar, desarrollo local y medio ambiente; con el fin de fomentar una cultura de convivencia pacífica que propenda al a constricción social de derecho y el fortalecimiento de la democracia participativa.
b. Visión
Establecer y mantener la articulación de las políticas de estado, con los programas de derecho local, y servir de enlace permanentemente entre la comunidad y la institucionalidad, generando credibilidad y confianza en el estado colombiano.
c. Objetivos
 Agilizar la respuesta institucional de Estado frente a las problemáticas cotidianas del conflicto ciudadano.
 Familiarizar a la comunidad y las familias colombianas frente ante la uso de los métodos alternativos de resolver el conflicto.
 Conflicto: prevenir todas las formas de violencia, resolviéndolas con la familia y a la comunidad.
36
 Promover y desarrollar programas pedagógicos, lúdicos, deportivos y culturales para el mejoramiento de las relaciones sociales, de convivencia y de zonas afectadas por la violencia.
 Establecer espacios pedagogías ciudadanas que contribuyan a la construcción de convivencia pacífica.
d. Líneas de acción
 Derechos Humanos.
 Violencia Intrafamiliar.
 Sostenibilidad Ambiental.
 Participación ciudadana.
 Cátedra de convivencia, civilidad y ciudadanía.
e. Dependencias o programas
 Biblioteca.
 Personería.
 Comisaría de familia.
 Inspección de policía.
 Sisben.
 Familias en acción.
 Gestión social.
 Ludoteca.
8.1 Biblioteca Centro de Convivencia
a. Encargada: Nora Ángela Aparicio Rodríguez.
Cargo: auxiliar administrativa.
Funciones:
Su función primordial es atender a los diferentes usuarios que visitan día a día las instalaciones y darle a conocer los servicios que ésta ofrece; orientando siempre, hacia el cumplimiento de los criterios que se manejan; como lo es el silencio, no consumir alimentos ni bebidas, ingresar sin utensilios de almacenamiento (bolsos, bolsas, etc.) Y ante todo hacer buen uso de los elementos que se encuentran en la biblioteca.
b. Servicios
37
 Sala virtual.
 Información física recopilada en libros.
 Fomento a la lectura.
 Vacaciones recreativas.
c. Observaciones
 La organización de los libros es de acuerdo a los temas.
 Los libros se encuentran en estantes de hierro y cada estante tiene cinco (5) casilleros.
 Los libros cuentan con una identificación, que permite saber a qué usuarios va dirigido:
*Amarillo: infantil.
*Azula: juvenil.
*Rojo: adulto.
d. Documentos que se producen.
DOCUMENTO
UTILIDAD
Control de asistencia.
Constancia de los usuarios que visitan la biblioteca.
Certificado de préstamo externo.
Documento que alberga los datos generales del libro y del usuario que saca prestado el elemento.
Inventario de libros.
Listado de todos los libros que existen en la biblioteca.
Informe de actividades.
Documento en el cual se notifica mensualmente al Ministerio de Interior y Justicia las diferentes actividades que se efectúan.
8.2 PERSONERÍA
Personera del Municipio de San Gil: Elizabeth López Carrillo.
Es una entidad de control administrativo que ejerce funciones de ministerio público con fundamento en la constitución política y la ley, le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la
38
vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas municipales, igualmente vela porque la función pública, sea diligente y eficiente.
a. Misión
La Misión de la Personería Municipal es velar por los intereses de toda la comunidad, garantizando y promoviendo el ejercicios de los derechos civiles y políticos, económicos sociales y culturales y los derechos de solidaridad, con el fin de que los ciudadanos del Municipio tengan acceso en igualdad de condiciones a los bienes y servicios que requieren para alcanzar un nivel de vida digno haciendo especial énfasis en la protección de la población más vulnerable.
La Personería Municipal es la Entidad encargada de ejercer el control administrativo en el municipio y ejerce las funciones del Ministerio Publico que le confiere la Constitución Política y la Ley, así como las delegue la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
b. Visión
Durante la próxima década, la personería municipal será conocida por los ciudadanos como la entidad que por excelencia ejerza la vigilancia y el control administrativo y disciplinario en el Municipio, de una forma eficiente y efectiva, ágil, confiable y amable, lo cual será logrado por su actuación esta que conseguirá el reconocimiento y la confianza por parte de todos los ciudadanos y entidades del Municipio, así como el ámbito regional y nacional.
c. Objetivo General
Ejercer el control administrativo en el Municipio, se cuenta con autonomía presupuestal y administrativa. Ejerce funciones del ministerio público, conferidas por la Constitución y la Ley, así como las que delegue la Procuraduría General de la Nación.
d. Organismos de asesoría y coordinación
 Procuraduría General, Departamental y Provincial.
 Fiscalía General de la Nación.
 Defensoría del Pueblo Regional.
39
 Acción Social.
 Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Centro Zonal.
 Otras Personerías.
 Asociación de Personeros.
 Juzgados.
e. Organización documental de la personería
PERSONERÍA
CÓDIGO
SERIADOS
SUBSERIADOS
TIPOS DOCUMENTALES
3010- 001
1.Actas expedidas
01. Conciliaciones
3010- 002
2.Procesos
02.Diciplinarios
3010- 003
3.Circulares expedidas
3010- 004
4.Resoluciones
3010- 005
5.Memorandos
3010- 006
6.Correspondencia
01.Recibida
3010- 007
7.Certificaciones
3010- 008
8.Declaraciones
01. Registros
Población desplazada
02.Reparacion administrativa
Fotocopia cédula
03.Protección de tierras
Fotocopia protección de tierras
04.Separacion del núcleo
Solicitud documentos de núcleo
3010- 009
9.Despacho
01.Notificaciones
Reportes
Comisarias
02.Versiones libres
Reportes
03. Declaraciones
Reportes
3010- 010
10.Elaboracion de nominas
01. Órdenes de pago
3010- 011
11.Tramite de defensoría
3010- 012
12.Transferencias
40
Reporte de pago
3010- 013
13.Informes expedidos
01. Concejo municipal
02. Contraloría
03. Defensoría
04. Procuraduría
05. Contaduría
3010- 014
14.Investigaciones disciplinarias
01. Denuncias o quejas
Auto apertura preliminar
02. Investigaciones pertinentes
Antecedentes
03. Investigaciones
Auto apertura investigación
04. Fallos
Sancionatorio archivo
3010- 015
15.Ordenes de pago
01. Prima semestral
Certificado disponibilidad
02. Prima navidad
Certificado presupuestal
03.Salarios
Resolución
04. Viáticos
Certificado de permanencia
05. Servicios públicos
06. Seguridad social
3010- 016
16.Quejas y reclamos
01. Comisiones
02.Servicios
3010-017
17.Transferencias
01. SENA
Certificado disponibilidad
02. E.S.A.P
Certificado presupuestal
I.C.B.F
04. Caja de compensación
05. Cesantías
3010- 018
18.Actas especiales, acciones
01. Populares
02. Tutelas
03. Salud
Fotocopia de la cédula
Carne de sisben
A.R.S.
Historia clínica
04. Cumplimiento derecho de petición
Acta administrativa
41
05. Educación
8.3 Comisaria de familia
Es la entidad distrital, municipal o intermunicipal de carácter administrativo e interdisciplinario que forma parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
Es un espacio de reflexión, orientación y conciliación donde los derechos de los miembros de la familia son reconocidos por todos, con miras a lograr una convivencia armónica y pacífica.
Promueve la cultura de la solución pacífica de conflictos, la prevención e identificación de situaciones violentas al interior de la familia y la denuncia de la violencia intrafamiliar y el abuso sexual; para reducir estas.
a. Misión
Garantizar, restablecer y reparar los derechos de los miembros de la familia conculcados por situaciones de violencia intrafamiliar y las demás establecidas por la ley.
b. Visión
Ser un espacio amable, cálido y cordial donde los usuarios de esta dependencia reciban orientación y atención integral a los problemas contando con la asesoría jurídica y psicológica.
c. Servicios
 Recibir denuncias y tomar las medidas de protección en casos de violencia intrafamiliar.
 Brindar la asesoría jurídica, psicológica y social en todos los temas de familia.
 Realización de audiencias de conciliación en casos de:
 Fijar las cauciones de comportamiento conyugal.
 de alimentos.
 Suspensión de la vida en común.
42
 Exoneración de la cuota alimentaría.
 Reducción de la cuota alimentaría.
 Custodia de los niños y niñas, y cuidado personal.
 La existencia de la unión marital de hecho.
 En los casos de conflicto y violencia intrafamiliar.
 Brindar atención a los niños, niñas y adolescentes que se encuentren en situación irregular.
 Funciones en la prevención y promoción: realizar talleres, brigadas, seminarios y visitas a establecimientos públicos; con el fin de prevenir, detectar y atender la problemática de la violencia intrafamiliar.
 Funciones policivas y de protección.
d. Equipo interdisciplinario
 Comisaría de familia.
 Psicóloga.
 Trabajadora social.
 Secretario.
8.4 Inspección de policía San Gil
Inspectora de San Gil: Natalia Bohórquez Sierra.
Secretaria general: María Helena García Rodríguez.
La Inspección de Policía del Municipio de San Gil es un ende Gubernamental que cumple una función vital, la promoción de la convivencia pacífica. Se encarga de prevenir, conciliar y resolver los conflictos entre la comunidad y todos los problemas que afecten la tranquilidad de la sociedad.
En caso de no llegar a una resolución pacífica la inspectora tiene la autoridad de efectuar sanciones a los involucrados que incumplan la norma.
a. Misión
Velar por el respeto de los derechos civiles y garantías sociales, vida, honra y bienes de los ciudadanos; apoyar permanentemente a las autoridades de policía a fin de conservar el orden público; aplicar la correspondiente normatividad a los
43
problemas que se presenten en jurisdicción del municipio de San Gil y que sean de la incumbencia de éste despacho.
b. Visión
Propiciar la tranquilidad ciudadana en forma integral con las autoridades de Policía a nivel de jurisdicción, con el apoyo de autoridades de orden Nacional y Departamental para que se cumplan las normas establecidas en el Código de Policía Nacional y Departamental con el objeto de fomentar la sana convivencia de la comunidad en el municipio de San Gil, obteniendo de esta forma ciudadanos satisfechos.
c. Líneas de procedimiento
 Denuncias
Las denuncias o quejas son los motivos por los cuales una persona se acerca a la Inspección de Policía, donde tratan de darle una pronta solución.
El proceso que se sigue a la hora de realizar una denuncia o implantar una queja es el siguiente:
 Se plantea el denuncio por escrito; para ello, se diligencia la querella, que es el documento donde el querellante expone la contravención, describe los hechos del motivo de queja y plantea cuál es su solicitud o petición.
 Se citan las personas involucradas con el fin de realizar una mediación y así llegar a un acuerdo. Para ello se realiza el acta de mediación y si es satisfactoria se podrá efectuar el acta de acuerdo o compromiso; sino se iniciará un proceso judicial o se dejaría a disposición de la Fiscalía si el caso lo amerita.
En el caso que el querellante no cumpla la citación, el querellado o demandado rinde sus declaraciones y se efectúa una diligencia de descargos.
 Cuando la queja presentada, necesita una visita para revisar o confirmar los hechos se realiza un acta de visita de inspección ocular.
d. Líneas de procedimiento y documentos empleados
44
PROCESOS O CONTROLES
TIPO DE DOCUMENTO
Canotaje.
Acta de visitas.
Expendio de bebidas fermentadas.
Acta de visitas.
Espacio público.
Requerimientos.
Actas de incautación.
Pesos y medidas.
Actas de visitas.
Publicidad política
Informes.
Requerimientos.
Contaminación exterior visual.
Informes.
Requerimientos.
Empresas de domicilios en motocicletas.
Actas de visitas.
Requerimientos.
Cierres.
Hoteles y restaurantes.
Actas de visitas.
Bares, tabernas y discotecas.
Actas de visitas.
Requerimientos.
Video juegos, internet y maquinitas.
Actas de visitas.
Requerimientos.
Animales.
Actas de visitas.
Requerimientos.
Ruidos.
Actas de visitas.
Requerimientos.
QUERELLAS
Denuncia o queja. Ejemplo:
Querellas tramitadas.
* Agresión verbal.
Querellas por tramitar.
*Agresión física.
*Amenaza.
*Contrato de arrendamiento.
*Falta de pago de servicios públicos.
45
*humedad.
*Daño o mal uso de enseres.
Denuncia o queja (citación).
Acta de mediación.
Denuncia o queja (finalidad).
Acta de acuerdo o compromiso.
Acta de no acuerdo.
Visitas a establecimientos.
Actas de visitas de inspección ocular.
PROCESOS POR PERTURBACIÓN A LA POSESIÓN (se llevan carpetas individuales, una por cada proceso, teniendo en cuenta que los sujetos procesales son diferentes y así el procedimiento sea lo mismo, la sanción a imponer es distinta).
Presentación de querella policiva.
Acto emisario de la demanda.
Acto cita o conciliación.
Acto que cita a inspección ocular.
PROCESOS POLICIVOS POR VIOLENCIA AL CÓDOGO DE POLICÍA DE SANTANDER (se llevan carpeta individuales, teniendo en cuenta que son establecimientos diferentes, con comparendos y hechos diferentes y así el procedimiento sea el mismo, la sanción a imponer es distinta.)
Informe policial.
Auto que abre procesos y citas al contraventor.
Diligencia de descargos del contraventor.
Diligencia de testimonios de la policía.
Resolución.
CORRESPONDENCIA
Correspondencia recibida y remitida Policía Nacional.
Diversos documentos (cartas, documentos de identificación personal, anexos, etc.)
46
Correspondencia recibida y remitida CAS.
Diversos documentos (cartas, documentos de identificación personal, anexos, etc.)
Correspondencia recibida y remitida Fiscalía.
Diversos documentos (cartas, documentos de identificación personal, anexos, etc.)
Oficios y resoluciones de planeación.
Diversos documentos (cartas, documentos de identificación personal, anexos, etc.)
DESPACHO
Despachos comisorios diligenciados.
Despacho comisorios frustrados.
Derechos de petición.
Oficios enviados y recibidos Procuraduría.
Defunciones.
CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS
Denuncios por accidente de tránsito.
Certificados y/o Constancias.
Denuncias por perdida de documentos.
Certificados y/o Constancias.
Permisos.
Certificados y/o Constancias.
INVENTARIO GENERAL
Bienes muebles.
Inventario.
Unidades documentales.
Inventario.
8.5 Sisben
Es el Instrumento de focalización para la identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales.
47
Es una herramienta de identificación y no de clasificación, que organiza los individuos de acuerdo con el estándar de vida y permite la selección técnica, objetiva, uniforme y equitativa de beneficiarios de programas sociales que maneja el estado, de acuerdo a su situación socio-económica.
a. Misión
Proporcionar al D.U.B. (Destinatario, Usuario, Beneficiario) un modelo de acercamiento Ciudadano con calidad, para resolver sus necesidades de manera Confiable y Oportuna en los puntos de atención. Acorde a la metodología SISBÉN vigente, con Funcionarios competentes, con sentido de pertenencia y actitud de servicio, logrando el mejoramiento continuo de los procesos, identificando y clasificando al Potencial Beneficiario de los programas Sociales del Estado.
b. Visión
Para el 2012 los puntos de atención del SISBEN, serán los mejores en atención al D.U.B. dentro de la Administración Municipal de Santiago de Cali, bajo el esquema de la descentralización. Seremos modelo a nivel Nacional, reconocidos por la efectividad de nuestros procesos, el servicio oportuno y la calidad de nuestro talento humano
48
Requisitos para realizar cualquier tipo de trámite ante el SISBÉN.
49
9. SECRETARIA DE HACIENDA Y DEL TESORO (120)
9.1 Marco constitucional
Según la constitución política colombiana de 1991 se establece:
Artículo 334: la dirección general de la economía estará a cargo del Estado. Este intervendrá, por mandato de la ley, en la explotación de los recursos naturales, en el uso del suelo, en la producción, distribución, utilización y consumo de los bienes, y en los servicios públicos y privados, para racionalizar la economía con el fin de conseguir el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes, la distribución equitativa de las oportunidades y los beneficios del desarrollo y la preservación de un ambiente sano.
El Estado, de manera especial, intervendrá para dar pleno empleo a los recursos humanos y asegurar que todas las personas, en particular las de menores ingresos, tengan acceso efectivo a los bienes y servicios básicos. También para promover la productividad y la competitividad y el desarrollo armónico de las regiones.
a. Definición
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público es un organismo de la Administración Nacional que integra la Rama Ejecutiva del Poder Público. La dirección general se encuentra en cabeza del Ministro, quien la ejerce con la inmediata colaboración del Viceministro General, el Viceministro Técnico y el Secretario General, funcionarios de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República. El Ministro es la primera autoridad técnica y administrativa en el ramo de Hacienda y Crédito Público.
b. Historia
La creación de la Entidad como Ministerio tuvo su origen en la Constitución Política de Colombia de 1886 sancionada el 5 de agosto, que en el título XII “De los Ministros del Despacho” (Artículos 132 - 135), definió que los Departamentos Administrativos de la Rama Ejecutiva serían ejercidos por Ministerios
Veinte días después de promulgada la constitución política de Colombia de 1886, se sancionó la Ley 7ª (agosto 25) “Sobre el número, nomenclatura y procedencia de los Ministros del Despacho Ejecutivo”, mediante la cual en su Artículo Único ordenó que el Despacho administrativo de gobierno se debía dividir en siete Ministerios, entre los que se encontraba el de Hacienda.
50
El primer Ministro de Hacienda fue Antonio Roldán, quien al mismo tiempo fue el último Secretario de Hacienda de la historia republicana, al ser ratificado en la cartera de Hacienda en 1886.
El actual ministro de hacienda de la nación es el Dr. Juan Carlos Echeverry nació en Ibagué (Tolima), el 12 de septiembre de 1962. Se graduó como economista en 1983 en la Universidad de los Andes, en donde llegó a ser Decano y profesor. Fue director del Departamento Nacional de Planeación (DNP); consultor del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y miembro del equipo económico responsable por la estabilización macroeconómica y el ajuste fiscal entre 1998 y 2002, durante la administración del presidente Andrés Pastrana.
La Secretaría de Hacienda de Bogotá es la entidad rectora de los temas económicos y financieros de la ciudad. Hace parte de la Administración Central Distrital y depende directamente de la Alcaldía Mayor.
Mediante ordenanza del 2 de junio de 1863, se crea la Tesorería del Distrito, cuyo objetivo principal era la administración de las rentas del Distrito. Posteriormente, mediante la ordenanza 27 del 25 de abril de 1912, se reglamenta la Hacienda Municipal, con el nombre de Fisco Municipal, la cual se divide en Bienes del Municipio y Tesoro del Municipio, quedando como único ordenador el Alcalde, con función que no puede delegar, para lo cual remitirá oportunamente al Tesorero cada carta de aviso de los giros que debe realizar.
Posteriormente y por medio de diversos acuerdos, la Secretaría de Hacienda adquirió la estructura que tiene hoy en día. Asumió la responsabilidad de ser recaudador y pagador único del Distrito, así como las funciones relacionadas con la elaboración del Presupuesto y la contratación de financiación.
La secretaria de Hacienda y del Tesoro del municipio de San Gil, ubicada en la alcaldía municipal, tiene actualmente como secretario de hacienda el Sr. Jorge Mayorga Ruiz, quien es el encargado de dicha dependencia de la organización.
Los horarios en los cuales laboran los funcionarios de esta área son:
De 8:00 am – 12:00 am
De 2:00pm – 6:00pm
En lo que respecta a atención al cliente, el horario va hasta las 4:00pm.
c. Manual de Funciones de la secretaría de Hacienda y del Tesoro
51
1. Identificación Del Empleo
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO
Secretario De Despacho – Secretaría De Hacienda Y Del Tesoro
CÓDIGO
020
GRADO
01
NIVEL JERÁRQUICO
Directivo – Alta Dirección Territorial.
NUMERO DE CARGOS
Uno (1)
CARÁCTER DEL EMPLEO
Libre Nombramiento Y Remoción.
UBICACIÓN
Despacho Del Alcalde
SUPERIOR INMEDIATO
Alcalde
2. Naturaleza General De Las Funciones
Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos.
3. Propósito Principal
Proyectar, dirigir, implementar, organizar, supervisar y controlar las políticas concernientes a las áreas de Hacienda Pública, administrar y dirigir las finanzas públicas del municipio en materia de contabilidad, presupuesto, tesorería y recaudos.
d. Descripción De Funciones Esenciales
 Diseñar, dirigir, coordinar y ejecutar, en coordinación con el Alcalde, las políticas, planes y programas en materia fiscal, de hacienda, crédito público, rentística, presupuestal y financiera, para el fortalecimiento fiscal y financiero, integridad y estabilidad del patrimonio del municipio, teniendo en cuenta las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes.
 Controlar, dirigir, implementar, administrar y Planear la ejecución de procesos en materia financiera, contable, presupuestal, tributaria y de tesorería, para el fortalecimiento, equilibrio y sostenibilidad de las finanzas del municipio, acorde a los lineamientos trazados y las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes sobre la materia.
52
 Diseñar e implementar políticas, planes, programas y proyectos de racionalización del gasto, que permitan la optimización de los recursos financieros.
 Diseñar, definir y controlar políticas y estrategias en materia de recaudos, controlar las actividades relacionadas con la recaudación, investigación, determinación, facturación, liquidación, fiscalización, cobro y discusión de las rentas en el municipio para el recaudo oportuno de los ingresos.
 Desarrollar programas orientados a consolidar los movimientos financieros, presupuéstales y contables y rendir las cuentas de acuerdo a la normatividad vigente y diseñar y orientar la aplicación de normas y procedimientos de manejo tributario, presupuestal, contable, financiero y de Tesorería.
 Dirigir la preparación del Proyecto Anual de Presupuesto de Ingresos y Gastos del municipio, presentarlo y sustentarlo ante el Concejo Municipal dentro de los términos legales, con el apoyo de las distintas dependencias de la administración.
 Dirigir, coordinar, ejecutar y consolidar técnicas y procedimientos de registro y seguimiento al Plan Plurianual y Planes Operativos Anuales de Inversión en el Municipio en coordinación con las demás dependencias.
 Participar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a los lineamientos del Señor Alcalde, Consejo de Gobierno y a las prioridades señaladas en el Plan de Desarrollo; el Plan Anual de Inversiones Públicas correspondientes a las respectivas vigencias fiscales.
 Dirigir y ejecutar el Plan anual Mensualmente de Caja PAC, de acuerdo al procedimiento establecido.
 Diseñar e implementar políticas, planes, programas y proyectos de racionalización del gasto, administrar la deuda pública y aplicar los procedimientos adecuados que permitan la optimización de los recursos financieros.
 Conceptuar sobre los costos, autorizar los gastos y la constitución de las reservas de apropiación presupuestal y de caja al cierre de cada vigencia.
 Controlar la captación de Ingresos por concepto de tributos o impuestos, aprobar las cuentas que deberán ser pagadas y llevar estadísticas del comportamiento de los mismos, para el control integral, informes y transparencia en la gestión.
 Determinar los procesos de pagos autorizados por el Alcalde que se deban efectuar y dirigir la preparación de los proyectos de adiciones y traslados presupuestales ordenados por el Despacho del Alcalde, que llenen los requisitos establecidos.
53
 Efectuar la apertura, administrar y responder por las cuentas bancarias del municipio con sus respectivos soportes, de acuerdo a las directrices y normas legales vigentes en la materia.
 Dirigir y conocer la tramitación de las solicitudes de modificación presupuestal, la liquidación, cierre de la cuenta general de presupuesto al cierre de la vigencia y preparación del Decreto de liquidación o de repetición presupuestal cuando sea el caso.
 Estudiar y analizar las necesidades de financiamiento y proponer la obtención de crédito público cuando se considere necesario ante los organismos competentes y coordinar la elaboración de los proyectos de créditos adicionales y traslados y proponer los traslados y adiciones presupuestales que se consideren necesarios.
 Dirigir, gestionar y administrar el recaudo de valores por concepto de contribuciones, tasas, aportes, auxilios y demás ingresos de conformidad con las directrices del superior inmediato y conforme a las normas legales vigentes.
 Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de recaudos y distribución de rentas propias y transferidas por otras instancias acorde a las normas legales vigentes.
 Dirigir la administración, conservación, custodia, registro y negociación de valores, título y demás documentos, muebles e inmuebles de propiedad del municipio y recaudar las utilidades, dividendos o intereses provenientes de ellos, en coordinación con el Alcalde y de conformidad con las normas legales vigentes en la materia.
 Coordinar el cumplimiento de las normas orgánicas de la Administración Central Municipal y responder por la conservación y entrega al personal indicado, de todos los informes financieros y actos administrativos que se generen en la dependencia y formen parte del acervo documental de la Alcaldía Municipal.
 Desarrollar las funciones de fiscalización a los contribuyentes responsables y declarantes, verificar el adecuado cumplimiento de las normas tributarias y la correcta aplicación de las sanciones, liquidaciones y recaudos de impuestos, tasas, contribuciones, multas y demás gravámenes de competencia de la dependencia.
 Dirigir y conocer el Registro y Control de las operaciones financieras del Municipio, el manejo de la Deuda Pública del Municipio y el oportuno registro de la misma.
 Dirigir, coordinar y supervisar la rendición de cuentas, elaboración de balances, informes financieros, económicos, sociales, ejecuciones presupuestales, contables, de servicio a la deuda, ingresos, tributos,
54
transferencias, pagos efectuados y demás actividades desarrolladas por el personal de las oficinas a su cargo, verificando la efectividad de las mismas.
 Adelantar los procesos de cobros persuasivos y coactivos que deba adelantar la Administración por delegación del Alcalde, conforme a las normas legales.
 Llevar el registro y control de las operaciones financieras, verificar la veracidad de los estados financieros del municipio y que se cumpla oportunamente con la presentación de informes financieros y rendición de cuentas a los entes de control, Contaduría General de la Nación, Contraloría Departamental, y demás, y velar por que se cumplan los principios y normas contables.
 Asistir por derecho propio al Concejo de Gobierno, o por delegación a juntas, comités, reuniones y demás actividades en que tenga representación el municipio.
 Asistir con el diseño e implementación de un sistema de gestión de calidad, aplicarla como herramienta de gestión sistemática y transparente, evaluar los resultados de la ejecución y desarrollo de planes y programas de la dependencia y recomendar los ajustes o correctivos necesarios.
 Las demás que en el marco de su objeto, se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y todas aquellas que le sean asignadas por ley, reglamento o por la autoridad competente de acuerdo con la naturaleza del cargo, área del desempeño, profesión del titular del cargo y las necesidades del servicio.
E. Contribuciones Individuales
 La proyección y aplicación de las políticas en materia de Hacienda Pública y se hacen en base al Plan Operativo Anual de Inversiones. (Plan de Desarrollo Municipal).
 Elabora el Plan de Acción de la dependencia acorde a las directrices
 Presenta anualmente el Proyecto de Presupuesto al Concejo.
 Los procesos financieros, contables, tributarios, presupuestales y de tesorería se ejecutan de acuerdo a los lineamientos y planes trazados aplicándose las normas reglamentarias vigentes en la materia, con el conocimiento del superior inmediato.
 La rendición de cuentas a los entes de control se efectúan de manera oportuna, en los términos y fechas establecidas por los mismos.
55
 Los informes y registros contables, presupuestales, económicos y financieros, se elaboran acorde a los lineamientos trazados y las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes sobre la materia.
 La entrega de informes se hace de manera oportuna al superior inmediato, e instancias correspondientes.
 Conocimientos Básicos O Esenciales
 Conocimientos de las normas, leyes y reglamentaciones financieras, contables, presupuestales, tributarias y de tesorería.
 Conocer de contratación.
 Plan de Desarrollo Municipal y Planes de Acción.
 Proyección de actos administrativos.
 Requisitos De Estudio Y Experiencia
Mínimo: Título de Tecnólogo o de profesional y experiencia.
Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.
Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política o la ley
EDUCACIÓN: Título de formación universitaria o profesional en Administración Pública, Contaduría, Economía, administración de Empresas o Ingeniería Industrial.
EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia profesional específica o relacionada y manejo del procesador de palabra.
Competencias Comunes
COMPETENCIA
DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
Orientación a resultados
Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.
·CCuummppllee ccoonn ooppoorrttuunniiddaadd eenn ffuunncciióónn ddee eessttáánnddaarreess,, oobbjjeettiivvooss yy mmeettaass eessttaabblleecciiddaass ppoorr llaa eennttiiddaadd,, llaass ffuunncciioonneess qquuee llee ssoonn aassiiggnnaaddaass..
·AAssuummee llaa rreessppoonnssaabbiilliiddaadd ppoorr ssuuss rreessuullttaaddooss..
·CCoommpprroommeettee rreeccuurrssooss yy ttiieemmppooss ppaarraa mmeejjoorraarr llaa pprroodduuccttiivviiddaadd ttoommaannddoo llaass mmeeddiiddaass nneecceessaarriiaass ppaarraa mmiinniimmiizzaarr llooss rriieessggooss..
·RReeaalliizzaa ttooddaass llaass aacccciioonneess nneecceessaarriiaass ppaarraa aallccaannzzaarr llooss oobbjjeettiivvooss pprrooppuueessttooss eennffrreennttaannddoo llooss oobbssttááccuullooss qquuee ssee pprreesseennttaann..
56
Orientación al usuario y al ciudadano
Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.
·Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general.
·Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios.
·Da respuestas oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad.
·Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas.
·Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros.
Transparencia
Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental.
·Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos.
·Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora.
·Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
·Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables.
·Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.
Compromiso con la Organización
Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales
·Promueve las metas de la organización y respeta sus normas.
·Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades.
·Apoya a la organización en situaciones difíciles.
·Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.
57
 Competencias Comporta mentales Por Nivel Jerárquico
DIRECTIVO
COMPETENCIA
DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
Liderazgo
Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales
·Mantiene a sus colaboradores motivados.
·Fomenta la comunicación clara, directa y concreta.
·Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares.
·Promueve la eficacia del equipo.
·Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores.
·Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones.
·Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales.
Planeación
Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.
·Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto.
·Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales.
·Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles.
·Busca soluciones a los problemas.
·Distribuye el tiempo con eficiencia.·Establece planes alternativos de acción.
Toma de decisiones
Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión.
·Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar.
·Efectúa cambios complejos y comprometidos en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización.
·Decide bajo presión.
·Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre.
Favorecer el aprendizaje y
·Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para
58
Dirección y Desarrollo de Personal
desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras.
satisfacerlas.
·Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integral del empleado.
·Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuándo no hacerlo.
·Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los estándares de productividad.
·Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño.
·Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores.
·Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto.
Conocimiento del entorno
Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional.
· Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional.
·Está al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado.
·Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales.
·Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales.
 Sub-secciones de la Secretaria de Hacienda y del Tesoro
9.2 Rentas
a. Marco constitucional
Según la constitución política colombiana se establece:
 Artículo 287: las entidades territoriales gozan de autonomía para la gestión de sus intereses, dentro de los límites de la Constitución y la ley. Es decir, esa autonomía de gestión no es absoluta, sino que debe ejercerse dentro de precisos lineamientos superiores.
 Artículo 336: ningún monopolio podrá establecerse sino como arbitrio rentístico, con una finalidad de interés público o social y en virtud de la ley.
59
La ley que establezca un monopolio no podrá aplicarse antes de que hayan sido plenamente indemnizados los individuos que en virtud de ella deban quedar privados del ejercicio de una actividad económica lícita. La organización, administración, control y explotación de los monopolios rentísticos estarán sometidos a un régimen propio, fijado por la ley de iniciativa gubernamental.
Las rentas obtenidas en el ejercicio de los monopolios de suerte y azar estarán destinadas exclusivamente a los servicios de salud. Las rentas obtenidas en el ejercicio del monopolio de licores, estarán destinadas preferentemente a los servicios de salud y educación. La evasión fiscal en materia de rentas provenientes de monopolios rentísticos será sancionada penalmente en los términos que establezca la ley.
El Gobierno enajenará o liquidará las empresas monopolísticas del Estado y otorgará a terceros el desarrollo de su actividad cuando no cumplan los requisitos de eficiencia, en los términos que determine la ley. En cualquier caso se respetarán los derechos adquiridos por los trabajadores.
Acorde con estos principios, el Constituyente señala en materia tributaria, respecto de los municipios:
 Artículo 313: Corresponde a los concejos Votar de conformidad con la Constitución y la ley los tributos y los gastos locales”. Por tanto, la potestad impositiva de las entidades territoriales tiene que adecuarse a los mandatos de la ley que, a su vez, debe estar conforme con la Constitución.
b. Marco legal
Los impuestos pueden ser de carácter departamental y sub-departamental, en este caso los que se manejaran los impuestos sub-departamentales.
 Impuesto de Industria y Comercio: grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente, con establecimientos o sin ellos.
 Impuesto Predial unificado: Se grava a la propiedad o posesión de los inmuebles ubicados en el Distrito Capital y que debe ser declarado y pagado por los propietarios y poseedores de los predios. Por predio se entienden: locales, parqueaderos, lotes, apartamentos, casa, etc. El impuesto se causa el 1 de Enero de cada año hasta el 31 de Diciembre del respectivo año.
60
 Impuesto sobre vehículos automotores: Recae sobre los vehículos matriculados en el Distrito Capital y su pago o periodo es anul, del 1 de Enero al 31 de Diciembre de cada año.
 Sobretasa a la gasolina
 Impuesto de delineación urbana: Para expedir licencias de construcción, ampliación, modificación, adecuación y reparación de obras y terrenos del Distrito Capital.
 Impuesto de azar y espectáculos: El hecho generador de este impuesto está constituido por la realización de uno de los siguientes eventos: espectáculos públicos, apuestas sobre toda clase de juegos permitidos, rifa, concursos y similares y venta por el sistema de clubes.
Ley 14 del 6 de julio de 1.983, “Por la cual se fortalecen los fiscos de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones”. En el capítulo II, artículos 32 a 40, determina las bases generales de regulación del gravamen municipal de industria y comercio. En estas normas se señala que el hecho generador del tributo es la realización o el ejercicio de actividades comerciales, industriales o de servicios en el territorio de la jurisdicción municipal; el sujeto activo es el respectivo municipio; el sujeto pasivo las personas naturales, jurídicas o sociedades de hecho que ejerzan directa o indirectamente las actividades objeto del gravamen y la base gravable impositiva está constituida por los ingresos brutos, obtenidos por las personas o las sociedades de hecho, reconocidas como sujetos pasivos.
El mismo Estatuto define las actividades que constituyen “hechos gravables” y que están vinculadas al sujeto que las realiza. Así, el artículo 34 considera actividades industriales las dedicadas a la producción, extracción, fabricación, confección, preparación, transformación, reparación, manufactura y ensamblaje de cualquier clase de materiales o bienes. El artículo 35 califica como comerciales las destinadas al expendio, compraventa o distribución de bienes o mercancías, siempre y cuando no estén consideradas por el Código de Comercio o por la misma ley 14 de 1.983 como actividades industriales (art. 34) o de servicios (art. 36 ib.). Y el artículo 36 señala como actividades de servicios, “las dedicadas a satisfacer necesidades de la comunidad”, mediante cualquiera de las que de manera enunciativa ejemplifica la norma.
 El decreto ley 1333 de 1.986, por el cual se expidió el Código de Régimen Municipal, en el Título X, Capítulo II, regula lo concerniente al impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros. El artículo 195 lo enuncia así: “El impuesto de industria y comercio recaerá, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que se ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurídicas o por sociedades de
61
hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos”.
 El artículo 200: ordena sobre el impuesto de avisos y tableros: “El impuesto de avisos y tableros, autorizado por la ley 97 de 1.913 y la ley 84 de 1.915 se liquidará y cobrará a todas las actividades comerciales, industriales y de servicios como complemento del impuesto de industria y comercio, con una tarifa de un quince por ciento (15%) sobre el valor de éste, fijada por los Concejos Municipales”. La causación de este gravamen no es automática, pues se origina en el hecho de ocupar el espacio público con avisos publicitarios, como lo ha expuesto la jurisprudencia de la Sección Cuarta de esta Corporación: “El mencionado impuesto se causa siempre y cuando el contribuyente tenga avisos o tableros colocados bien sea en espacios o lugares públicos del respectivo municipio o que estando en las instalaciones internas de la empresa sean visibles desde el espacio exterior”. (Rad. 8037. 21 de marzo de 1997).
c. Cobro coactivo
Su objetivo es establecer los lineamientos para incrementar los ingresos propios, mediante el procedimiento de Cobro Coactivo, con el fin de garantizar la sostenibilidad del Municipio y la inversión social. El Cobro Coactivo es la potestad jurisdiccional asignada a las entidades públicas, para que, por sus propios medios, hagan efectivas las obligaciones que legalmente se causen a su favor. Los responsables son el tesorero, los Secretarios de Despacho en los que se Delegue la facultad (antes decía de Hacienda), Líder de Proceso de Administración de Ingresos.
Según el artículo 20 del Decrete 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 00006 de 2009, es función de este despacho absolver de manera general las consultas escritas que se formulen, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad.
En el procedimiento de cobro coactivo, cuando el contribuyente cancela la totalidad de las deudas fiscales con recibo de pago en bancos, pero no las costas del proceso, se generan las siguientes inquietudes, las cuales serán atendidas de manera general conforme con la competencia asignada a este despacho.
 Constituye la liquidación definitiva título ejecutivo para exigir el pago de las costas procesales o cuál es el titulo ejecutivo.
 Se debe adelantar la diligencia de remate para hacer efectivo el pago de las costas.
62
 Se debe iniciar un proceso independiente para el cobro de las costas.
 Se puede archivar el expediente de cobro sin estar canceladas la totalidad de las costas.
 Se debe desglosar la parte correspondiente a costas, del proceso de cobro coactivo e iniciar un nuevo proceso de acuerdo al código de procedimiento civil?
 Son susceptibles de declararse remisibles las costas procesales.
 En qué término prescriben las costas procesales.
 Es procedente el embargo de un inmueble que aparece en la oficina de registro respectiva con falsa tradición.
El Estatuto Tributario en el artículo enlode 836-1, dispone:
"ART. 836-1- Gastos en el procedimiento administrativo coactivo. En el procedimiento administrativo de cobro, el contribuyente deberá cancelar, además del monto de la obligación, los gastos en que incurrió la administración para hacer efectivo el crédito”.
El articulo 828 ibídem, establece cuales son los actos que prestan merito ejecutivo y en su numeral 30, señala que prestan mérito ejecutivo todos los actos da la Administración de Impuestos debidamente ejecutoriados en los cuales se fijen sumas liquidas de dinero a favor del fisco nacional.
La liquidación de créditos y costas procesales se realiza a través de un Auto que contiene las sumas líquidas a pagar al fisco nacional, (una vez se encuentre debidamente ejecutoriada la Resolución por la cual se ordena llevar adelante la ejecución), al que se le da traslado por tres (3) días conforme con el artículo 393 del Código de Procedimiento Civil.
Si tal liquidación no es objetada, se aprueba por Auto que no admite recurso y que presta mérito ejecutivo. Es decir, este Auto o liquidación definitiva de costas, constituye el título ejecutivo para exigir el pago de las costas procesales (Artículo 836-1 concordante con el artículo 828 del E.T.).
d. Documentación que manejan
El área de rentas es una subsección de la dependencia de la secretaría de hacienda y del tesoro del municipio de San Gil, dentro de esta área se maneja correspondencia e industria y comercio.
En la correspondencia se recibe la documentación que llega a la oficina y también maneja los documentos que deben salir de esta, los cuales llevan el serial de la dependencia y la subdependencia.
En industria y comercio se hace uso de documentos como: certificado de bomberos, uso del suelo, licencia de sanidad y declaración de industria y comercio, estos son los documentos necesarios para la inscripción, pero estos documentos no son almacenados allí, en constancia de estos se diligencia un
63
formato que certifica la inscripción y este es el documento que se almacena en el archivo de gestión del área de rentas.
Debido a la función del área maneja recibos de caja por conceptos de:
 Impuesto predial
 Industria y comercio
 Degüello de ganado
 Paz y salvos
 Certificaciones
El área de rentas cuenta con el software Digisoft el cual permite almacenar de forma digital los documentos que llegan a la oficina, pero estos documentos siguen siendo conservados físicamente como evidencia de los procesos realizados.
Su archivo de gestión contiene gran numero de registros de pago, algunos generados por la misma oficina de aquellos impuestos que pueden pagarse directamente en la misma, y otros generados por las entidades bancarias con las cuales existen convenios interadministrativos, en este caso las instituciones autorizadas para realizar estos pagos son: Banco Davivienda, Banco Popular, Banco de Bogotá, Banco Colmena, Banco Agrario y cooperativas como Coomuldesa y Coomultrasan, en cualquiera de estas entidades pueden ser cancelados dichos impuestos y los registros de las transacciones realizadas por el usuario son entregadas al personal encargado de la sección de rentas para ser almacenada.
9.3 Procedimientos
En esta área se llevan a cabo diversos procedimientos, con el fin de cumplir con el correcto funcionamiento, aquí resaltaremos los más importantes.
a. Procedimiento para la recepción de documentos:
 El documento llega a la recepción.
 Se procede a la verificación del mismo, con el fin de comprobar su validez.
 Según la necesidad que exprese dicho documento, se siguen las instrucciones correspondientes.
 Después de haber cumplido con el fin propuesto, el documento es archivado.
b. Procedimiento para la inscripción de negocios:
64
 Brindar la información necesaria a cerca de los requisitos que son necesarios para la inscripción de un negocio.
 Se procede al diligenciamiento del formato.
 El técnico encargado liquida el impuesto dependiendo de la actividad del negocio.
 Se asigna una placa de funcionamiento al negocio la cual es entregada al usuario.
 Se diligencia la resolución de inscripción.
 Se abre una carpeta a la inscripción y es archivado el recibo de pago, la resolución, el formulario y los documentos soportes.
c. Procedimiento para recaudo de impuesto:
 Reclamar el formulario correspondiente diligenciarlo correctamente.
 Realizar el pago de acuerdo a las fechas asignadas.
 Verificación del formulario, por parte del técnico encargado.
 Se procede al registro, expedición de recibos, sello y firma para la validez de la transacción.
 Organización de los recibos y anexarlos al boletín de caja diario.
 Verificación de pago para liquidar en el formulario los intereses de mora.
d. Quienes están exentos de impuestos
Uno de los impuestos más importantes en la tributación de las empresas (sean personas jurídicas o naturales) lo constituye el denominado “impuesto de industria y comercio” (y su complementario de “avisos y tableros”), el cual es un impuesto que se cobra en cada municipio donde se lleven a cabo actividades industriales, comerciales y de servicios, y siempre y cuando no hayan sido exoneradas por la ley o por los acuerdos municipales. Y decimos que es uno de los más importantes pues es un impuesto en el que se debe cancelar una tarifa directamente sobre los ingresos netos del periodo (ingresos brutos-devoluciones en ventas), sin importar si la empresa al final del periodo obtuvo utilidad neta o pérdida neta. Es decir, puede llegar a ser más gravoso que el mismísimo impuesto de renta pues si una empresa obtuvo pérdida fiscal y también está exonerada de renta presuntiva (ver art.191 del ET), en ese caso no habría impuesto de renta. Pero el municipio o municipios donde funciona sí le aplicaría el respectivo impuesto municipal de industria y comercio sobre sus ingresos netos. En la ley 14 de 1983 se fijan expresamente las actividades excluidas del impuesto de industria y comercio. De acuerdo con los art.33 y 39 de esa ley 14/83 , los
65
ingresos que no originarían impuesto de industria y comercio (sean ingresos operacionales o no operacionales para la empresa, serían los siguientes:  Los ingresos provenientes de vender activos fijos de la empresa  Los ingresos provenientes de los bienes o servicios que sean exportados  Los ingresos de las ventas primarias (es decir, sin que hayan tenido ninguna transformación industrial) de productos agrícolas, ganaderos y avícolas  Los ingresos provenientes de la explotación de canteras y minas diferentes de sal, esmeraldas y metales preciosos, cuando las regalías o participaciones para el municipio sean iguales o superiores a lo que corresponderá pagar por concepto del impuesto de Industria y Comercio;  Los ingresos de los establecimientos educativos públicos, las entidades de beneficencia, las culturales y deportivas, los sindicatos, las asociaciones de profesionales y gremiales sin ánimo de lucro, los partidos políticos y los hospitales adscritos o vinculados al sistema nacional de salud;  Los ingresos que obtenga el Instituto de Mercadeo Agropecuario, IDEMA. Los municipios también pueden hacer “exenciones” a las actividades gravadas. Adicionalmente, aunque en la ley 14/83 se señalan cuales son las actividades excluidas del impuesto de industria y comercio, es importante comentar que los municipios pueden, por acuerdos municipales, dejar de cobrar el impuesto a algunas actividades que sí estarían gravadas. En esos casos, lo que hace el municipio es otorgar exenciones que solo aplicarían en su respectivo municipio. Igualmente, es importante mencionar que si bien el impuesto de industria y comercio recae sobre los ingresos netos de cada periodo (sea periodo bimestral para los municipios que cobran este impuesto en forma bimestral, como el caso de Bogotá o de Palmira, o sea periodo anual, como es el caso de la gran mayoría de municipios), en el caso del “ impuesto complementario de avisos y tableros ” dicho impuesto solo se genera si en verdad se tienen avisos en las vías públicas, pues si no se tienen tales avisos, entonces no se debe liquidar dicho impuesto. En el municipio de San Gil los acuerdos municipales permiten que estén exentos de impuestos:  Los hogares de madres comunitarias.  Las iglesias católicas y la mayoría de las cristianas.  Las Damas rosadas  Y fundaciones dedicadas en pro de la comunidad.
66
e. Observaciones
 Durante el tiempo de observación e indagación en las instalaciones de la alcaldía municipal de San Gil se puede decir que la dependencia de la secretaría de hacienda es muy extensa y por lo cual se encuentra dividida en cinco (5) subdependencias, las cuales a diario manejan diversos tipos de documentos e información la cual debe ser almacenada, ya que es necesaria y su vigencia es de varios años. Los archivos correspondientes a la secretaría de hacienda tienen aproximadamente una vigencia de veinte (20) años, por lo cual es de vital importancia mantenerlos en el archivo de gestión.
 El área de rentas está a cargo del Sr. Jairo Chaparro Salazar, y dentro de esta se encuentra industria y comercio a cargo del Sr. Ricardo Gómez y en la correspondencia la Sta. Eliana Villar, estos son los funcionarios que laboran en lo correspondiente al área de rentas de la secretaría de hacienda y del tesoro del municipio de San Gil.
 Respecto al manejo documental, la organización no cuenta con espacios adecuados para dicha actividad, los cuartos de archivo de gestión son muy reducidos y en algunos casos no presentan las condiciones suficientes para la conservación de los documentos. En algunos de estos lugares presentan humedad y no existe ventilación, lo cual perjudica la buena conservación de los documentos.
 Según la información brindada por los funcionarios del área, en el año 2010 el archivo se encontraba desorganizado, pese a la falta de un lugar para su ubicación, en ese mismo año por iniciativa de los funcionarios se hizo el intento de mejorar las condiciones del archivo, pero no existió continuidad en tal tarea debido a las demás funciones que deben desempeñar los funcionarios, ya que no existe una persona contratada para dicha labor, y en la actualidad aún no hay quien se encargue de este oficio. El personal tiene conocimiento de la tarea, pero no tienen la disposición de tiempo para la dedicación a esta.
 Respecto al conocimiento de las tablas de retención. La T.R.D existe pero en dicha área no es implementada, sólo tienen el conocimiento de que tal formato existe, pero no de su uso y función. Al igual sucede con los manuales de procedimientos, el personal cumple con sus funciones y realiza los procedimientos, pero no conoce como tal dichos procedimientos establecidos en el manual de procedimientos que radica en la oficina de Control Interno.
67
 Los materiales necesarios para el almacenamiento del archivo son gastos que cubre la administración, ya que esta labor es para su propio beneficio, en este caso el encargado de el manejo documental a nivel histórico de la administración fue el Profesor Willson Massey, quien gestionó programas con el fin de que mejorara el manejo documental en el municipio, trató de divulgar las actualizaciones de la norma de archivo con el fin de llevarlo al día, por lo cual los funcionarios conocen del tema e incluso hacen lo posible por implementar lo aprendido, pero algunos las conocen pero no implementan tal. Por las fallas mencionadas anteriormente se ve como consecuencia documentos almacenados en estantes, amarrados por paquetes, sin foliación y sin cajas, y posiblemente algunos en deterioro.
 Cumplido el ciclo de los documentos en el archivo de gestión y central se selecciona dejando una muestra del 10% que pasa a la conservación total.
9.4 Presupuesto
a. Marco conceptual
Un presupuesto es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio.
La idea de presupuestar ha existido en la mente de la humanidad desde siempre, lo demuestra el hecho que los egipcios hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de provenir los años de escasez; y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente.
El área de presupuesto, en el municipio de san gil, actualmente se encarga de la ejecución del presupuesto aprobado por el Concejo Municipal mediante acuerdo No. 091 de 2007
b. Personal de presupuesto
En el área de presupuesto del municipio de san gil encontramos dos personas encargadas de esta dependencia, quienes son: la jefe de presupuesto, Sra. teresa Ardila, quien realiza las solicitudes y certificados de disponibilidad; y su asistente Deisy, quien se encarga del manejo documental.
c. Documentación que se maneja
68
El área de presupuesto es una subsección de la dependencia de la secretaría de hacienda y del tesoro del municipio de San Gil, dentro de esta área se manejan los siguientes documentos:
 Cuentas de cobro
 Contratos
 Resoluciones de pagos
 Solicitudes de disponibilidad
 Certificado de disponibilidad
 Compromiso presupuestal
 CG (comprobante generales)
 viáticos
El área de presupuesto cuenta con el programa GD el cual permite la elaboración de las solicitudes, certificados y comprobantes generales. Estos documentos son almacenados en carpetas cuatro aletas e introducidos en las respectivas cajas y se registra en bases de datos de Excel para así tener un archivo de forma digital.
d. Procedimientos
Es el área de presupuesto se lleva a cabo una serie de procedimientos a la hora de realizar los documentos
Procedimiento compra o suministro
 Se debe llenar una solicitud
 Tiene que estar autorizada por el alcalde
 Se hace el certificado de disponibilidad
 El certificado se lleva al interventor
 Ya se debe tener a la persona que va a ejecutar el trabajo, la cual debe ir a jurídica y llevar la documentación pertinente
 Se espera la aprobación de jurídica
 Al estar aprobado, jurídica estipula la forma de pago con el interventor
 El contrato es llevado a presupuesto, es revisado ,teniendo en cuenta que cumpla con la documentación requerida
 Según sea la forma de pago se le cánsela a la persona
Si el pago es de un 50%:
 Se le hace el CG
 Se lleva para que la generadora de gastos, que es el alcalde, lo firme para que autorice el pago
69
 Se transmite a tesorería y se hace el desembolso en un cheque. El jefe de hacienda entrega el cheque
Si el pago es mensualmente
 El contratista lleva a presupuesto, una cuenta de cobro con la certificación del interventor, el cual certifica que fue ejecutado el contrato o el servicio
 En presupuesto, se revisa que este con la seguridad que exige la ley (Salud, Pensión, Riesgos)
 Se lleva para que la generadora de gastos, que es el alcalde, lo firme para que autorice el pago
 Se transmite a tesorería y se hace el desembolso en un cheque. El jefe de hacienda entrega el cheque
Procedimientos para los Viáticos
 La persona que requiere los viáticos (jefes de dependencia), informa que día va a viajar
 En la secretaria privada hacen la resolución de la persona que va a viaticar, el día y la ciudad a la cual va a viajar
 El jefe que está viajando lleva, a presupuesto, el cumplido de permanencia de donde asistió, con la resolución que es hecha por la secretaria privada
 Presupuesto hace el certificado de disponibilidad y el compromiso presupuestal
 Esos documentos, se envían a la secretaría de gobierno, donde hacen una resolución de pago
 Vuelve a presupuesto, revisando que todo esté en orden y se hace el CG
 Se lleva para que la generadora de gastos, que es el alcalde, lo firme para que autorice el pago
 Se transmite a tesorería y se hace el desembolso en un cheque. El jefe de hacienda entrega el cheque
Procedimiento para los decretos
 El concejo le da facultades al alcalde de hacer reducción, adición, créditos y contra créditos según sea necesario, para el funcionamiento. Para seguir en pie el plan de desarrollo
 Este documento es elaborado por el jefe de presupuesto
 Lo revisa el jefe jurídico
 Lo aprueba el alcalde y el secretario de gobierno
e. Observaciones
70
 Según la información suministrada por la asistente de presupuesto, es poca la utilización de las tablas de retención, ya que la dependencia archiva pocos documentos.
 No existe un adecuado sistema de archivo de seguridad que permita revisiones futuras, y la salvaguarda de la información.
 Aun se utilizan las AZ en esta dependencia, las cuales hacen que los documentos se deterioren un poco
9.5 Tesorería
a. Marco teórico:
Es el servicio público responsable de recaudar y cobrar los tributos y créditos del sector público, pagar las obligaciones del fisco y administrar los recursos financieros para el funcionamiento del Estado. Hacemos uso de sus distintas formas de recaudación cuando pagamos el crédito universitario, o por medio de la retención de ingresos del Fondo de Salud y la cobranza previsional, entre otros. Mientras que el egreso más importante y más celebrado por la ciudadanía que realiza la Tesorería es la devolución de impuesto a la renta.
La tesorería comienza a cosechar sus frutos gracias a la sólida implementación de un proceso de modernización, heredera histórica de una labor continúa de manejo y de la gestión de los fondos fiscales, forma parte de la administración tributaria.
En la actualidad más del 97% de sus procesos de pago y egresos son ejecutados en forma automática y durante el próximo año un 100% de la recaudación será transaccional porque la banca estará en línea con la Tesorería.
La institución ha implementado sistemáticos cambios en su plataforma tecnológica que han sido esenciales en la tarea de entregar un servicio rápido y eficiente, a través de este servicio se pueden efectuar transferencias electrónicas y se ha experimentado un aumento de pagos de los egresos vía depósitos en cuentas bancarias debido a que significa una disminución de trámites y también de fraude.
a. Documentos que manejan:
Los documentos que suelen manejar son los procesos y resoluciones recibos de pago
b. Procesos:
Se le hace a la persona que es deudor moroso en una entidad con el fin de que haga presencia para pagar
Los procesos tiene el siguiente orden
71
 Caratula del proceso
 Liquidación oficial
 Recibo de cobro
 Mandamiento de pago
c. Proceso que se le hace a aquella persona que no paga impuestos:
 Cobro persuasivo: Llamado de atención personal
 Cobro coactivo: Correo o vanguardia
 Mandamiento: Correo y personal
 Investigación de bienes: Se averigua en los bancos si tiene dinero y en la secretaria de transporte si tiene carro moto etc.
 Embargo: Se realiza la recolección de los bienes
 Resolución: Consistente en la petición de un derecho objetivo (material o procesal) mediante una operación lógica a una condición de hecho que previamente se considera dada, esto se le hace a la persona propietaria.
 Recibos de pago: Certifica al cliente del pago que realiza sobre impuesto o cualquier otro pago que realice
9.6 Contabilidad
a. Marco teórico
Es un proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una empresa u organización, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación económica de la entidad.
b. Historia de la contabilidad
Los métodos utilizados para llevar a cabo la contabilidad y la teneduría de libros, creados tras el desarrollo del comercio, provienen de la antigüedad y de la edad media. La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades Estado comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan, procedentes de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitió el progreso de las técnicas contables en Oriente. El primer libro contable publicado fue escrito en 1494 por el monje veneciano Luca Pacioli. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se
72
limitaba a difundir el conocimiento de la contabilidad, sus libros sintetizaban principios contables que han perdurado hasta la actualidad.
La Revolución Industrial provocó la necesidad de adaptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de las fábricas y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de las corporaciones industriales, propiedad de accionistas anónimos y gestionadas por profesionales, el papel de la contabilidad adquirió aún mayor importancia.
La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema completo, ha ido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el término procesamiento de datos, y actualmente el concepto de teneduría ha caído en desuso.
c. Documentos que manejan
 Informes.
 Notas.
 Correspondencia.
 Extractos de cuentas de la alcaldía.
 Documentos contables.
d. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
A continuación se presentan las siguientes funciones que tiene diariamente el personal encargado en el área contable de la Alcaldía del Municipio de San Gil:
 Estar pendiente de la contabilidad del municipio
 Verificar todos los registros
 Observar todos los ajustes contables
 Estar en línea con la pagina de Procuraduría y Contraloría para responder con los requerimientos que asignan durante el día
 Todos los días es necesario llevar un control de la contabilidad del municipio por si se presenta alguna solicitud de lo realizado.
 En ocasiones es necesario trabajar con programas de software como: DG SOFT, SICEFT y otras.
 Al finalizar el mes se debe realizar un informe de las cuentas pertenecientes a la alcaldía.
 En esta oficina se reciben todos los informes de:
73
 Rentas
 Tesorería
 Pagaduría
 Presupuesto.
e. Observaciones
 Los documentos que van utilizando durante el día algunos son llevados al archivo general de la alcaldía y los demás quedaran en la oficina durante un tiempo aproximado de un año.
 El trabajo es organizado por el día anterior para facilitar más las actividades diarias
 En el momento en que el secretario(a) tiene inasistencia durante un día es reemplazada por el(a) auxiliar contable.
 En la oficina de trabajo no realiza tablas de Retención Documental.
 Cuando se presentan algunos problemas o previstos tratar de solucionarlos correctamente.
 Salidas de oficina a otro ambiente solo se presentan para asuntos personales.
9.7 Pagaduría
a. Marco Teórico
Desde sus múltiples dimensiones san gil es una ciudad que ha sido admirada por quienes han pasado por ella y han tenido la oportunidad de disfrutar de la belleza de su paisaje, la bondad de su clima, el calor de su gente y la fuerza de su cultura. Es una ciudad que se queda en la mente de quienes las visitan porque muestra de manera certera y sin aspavientos una forma de ser que atrapa cautiva estimula y motiva un cumulo de sensaciones. San gil municipio turístico de Santander fue constituido el 30 de septiembre de 1887 desde su creación nace la necesidad de crear la secretaria de hacienda en donde se manejaran todos los bienes e ingresos de una comunidad en desarrollo.
Para cumplir con las cancelación de todas las obligaciones y compromisos que demanda el cabal funcionamiento de una entidad era necesario crear una dependencia u oficina donde se encargaran exclusivamente de todos los pagos crearon un Módulo que tiene por objetivo la gestión de fondos de carácter presupuestario o extrapresupuestario depositados en cuentas corrientes y cajas debidamente autorizadas para, de forma inmediata y según las disposiciones en vigor, atender las obligaciones y anticipar los gastos derivados de la gestión
74
económica. Asimismo, de aquellas cantidades procedentes de impuestos, intereses, venta de bienes, prestaciones de servicios, etc.
Esta oficina está adscrita a la Vicerrectora Administrativa y Financiera. Se encarga de todos los procedimientos relacionados con la Matrícula Financiera
Tenemos en cuenta que la alcaldía tiene un fin y es el de satisfacer las necesidades de la comunidad por eso la importancia de implementar la tesorería y entre ellas pagaduría.
Anteriormente existía un tesorero y un secretario de hacienda pero por acorte de presupuesto se fusionó los dos cargos, secretaria y tesorería y por eso se llama secretaria de hacienda y del tesoro.
b. Personal Encargado
MARTHA PRADA MARTÍNEZ
Cargo: Técnico De La Secretaría De Hacienda
ELIANA FIGUEROA
Cargo: Auxiliar Administrativo
1. Documentos que manejan
Nomina
Cuentas por pagar
Derechos de petición y oficio
Oficio de contraloría
Contratista
Libranzas
Comprobantes de egreso
Comprobantes R/R
CERTIFICACIONES EXPEDIDAS
Empleados – pensionados
Salud
Ingresos
Retenciones
Retención en la fuente e IVA
Carpeta pago seguridad social
CARPETAS CUENTAS BANCARIAS APERTURA
Cancelación y manejo
Cuenta maestra régimen subsidiado (esporádicos)
Cuenta maestra salud pública (esporádicos)
75
Cuentas recursos FOSYGA (esporádicos)
S.gp propósito general
S.gp régimen subsidiado
S.gp salud publica
S.gp agua potable
S.gp alimentación escolar
S.gp educación
Cuentas bancaria apertura
Carpeta pagos electrónicos
Carpeta créditos
Carpeta retención en la fuente pagos
Carpeta estampillas departamentales
Informes
Bancos
Gobernación
Contraloría departamental
Ministerios
Embargos
Recibidos
Procesos
c. Procedimiento de cada documento
Nomina: Gladys Stela Lara Garzón la elabora después pasa ha presupuesto ahí se le hacen todas las consignaciones y contabilizan, pasa por la firma del alcalde y envía ha pagaduría, ellos se encargan de cancelarla y sus descuentos la suben a un programa llamado GD sistema de contabilidad integral la ejecutan y esta lista para que cada empleado reciba su dinero.
Cuentas por pagar: cuando llega a pagaduría se le da el recibido luego pasa por la firma del jefe luego se realiza el rubro presupuestal y se autoriza.
Derechos de petición y oficios: estos documentos siempre llegan a recepción y la persona encargada los reparte por cada subserie o dependencia, se busca la información en el sistema contable, y listo.
Oficio de contraloría: lo recibe control interno lo lee y lo distribuye a las demás dependencias y que cada área se encargue de responder.
Contratista: pasa ha presupuesto y halla se estampilla.
Libranzas: llegan de los diferentes bancos, lo tramita el funcionario para que el secretario de hacienda certifique el documento y si se autoriza lo envían por oficio.
76
Certificaciones expedidas: la secretaria pide las certificaciones de tal contrato empleados y pensionados.
Correspondencia R/R: son correspondencias recibidas y respondidas son esporádicas hay días que llegan otros no.
d. Para que se usan esos documentos
Para tener un soporte de pago, la evidencia del contrató y del servicio.
FUNCIONES:
En esta oficina pagan empleados y pensionados por medio de un CD que tiene un programa Con el banco Agrario se le da la orden y listo.
GD: sistema de contabilidad integral saca los reportes de todas la retención es un sistema completo que facilita el trabajo. Con el banco Agrario se le da la orden y listo.
Trabajan con el CDP certificado de disponibilidad presupuestal, todos los días se hacen comprobantes de egresos, sé contestan oficios derechos de petición .la nomina se cancela a final de mes lo mismo los servicios.
Pagan a las ARS por medio del banco virtual, y el mismo sistema aprueba que esta cancelado.
Carpetas CAS: recaudan dinero para la corporación una persona paga un predio de 1.5% para el evaluó del impuesto predial. Este dinero que se recolecta va para las personas más necesitadas como los ancianos y los niños de escasos recursos.
Actas de posesión: cuando hay cambio de alcalde o cualquier otra posesión.
Sus clientes son: proveedores, empleados, contratistas y entidades financieras.
La alcaldía tiene dos deudas la primera por DOS MIL MILLONES de pesos para la planta de tratamiento de agua residuales. Y el otro por QUINIENTOS MILLONES por la compra de un terreno para un parque por los lados de la villa olímpica, todos los meses se pagan las cuotas y en el 2014 se termina la deuda.
La manera en que archivan sus documentos son en carpetas cuatro aletas y los organizan con los subcodigos de la tesorería de acuerdo a su código, y e cajas especiales de archivo.
e. Anexos
Formato De Industria Y Comercio
77
Nombre:
Dirección:
Nacionalidad o Domicilio:
Lugar de Constitución:
Tipo de empresa
Teléfono:
Fax:
E- mail:
Nombre:
Dirección:
Teléfono
Fax:
E- mail:
Denominación del signo:
Reivindicación de colores, señalándolos en la etiqueta
Certificado No.:
Clase:
Comprobante de pago No.
Fecha:
Enumeración detallada de productos o servicios:
Marca asociada (si es lema)
Solicitud No.:
REPRESENTANTE O
APODERADO
IDENTIFICACIÓN
Cúal: ______________________________
Número: _____________TP ______________
En caso de haber presentado poder general para asuntos que se adelanten ante la Delegatura de Propiedad
Industrial, sírvase indicar el numero de radicación (del poder)._______________________
FORMULARIO ÚNICO DE REGISTRO DE SIGNOS DISTINTIVOS
SOLICITUD DE REGISTRO DE:
SOLICITANTE
IDENTIFICACIÓN
Otro: ____________________________
Número: ____________________________
1
2
3
4
7
6
8
Espacio reservado para el adhesivo de radicación
5
PETITORIO
Autorización de uso de Denominación de origen
Marcas de producto o servicio
Marca Colectiva
Marca de Certificación
Lemas Comerciales
Denominación de origen
C.C.
NIT
C.E.
:
C.C.
Otro
NIT
C.E.
Mixto
Sonoro
Olfativo
Nominativo
Figurativo
Tridimensional
Micro
Pequeña
Mediana
Otra
78
79
CÓMO DILIGENCIAR EL FORMULARIO UNICO DE REGISTRO DE SIGNOS DISTINTIVOS1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.IMPORTANTE:Reproduccióndelsignoaregistrar:Lareproducciónaqueserefiereelartículo138,literalb)delaDecisión486,deberápresentarseen2ejemplares,deuntamañode12X12cm.,cumpliendoconlascondicionesparaserreproducidopormedio de un scanner o ser diligenciado para su correspondiente publicación.Firma:Siseactúaatravésdeabogado,lafirmadeberáserladelapoderado;siactúadirectamenteunapersonajurídicalafirma deberá ser la de su representante legal y si actúa directamente una persona natural ésta deberá firmar la solicitud.Si no es especialista en la materia se recomienda:Leer detenidamente los folletos y los instructivos para el diligenciamiento de los formularios.Unavezradicadalasolicitud,informarsepermanentementesobreelestadodesutrámitey,siesdelcaso,contestardentrodetérmino los requerimientos notificados según las disposiciones legales vigentes.Consultarlanormatividadrelacionadaconéstetrámiteenwww.sic.gov.cooenlabibliotecadelaSIC.,carrera13N.27-00piso5.Domicilio: Indicar el país o estado, departamento y ciudad.Si alguna casilla del formulario no fuera cubierta, se cruzará una línea oblicua.Denominacióndelsigno:CuandolasmarcassonnominativasomixtasdebehacersemenciónenesteespaciodelaspalabrasqueseregistraráncomomarcaeindicarseenelrecuadroorrespondienteconunaX.Sisetratadeunamarcamixta,figurativa,olfativa,sonoraotridimensional,ladenominacióndelsignoharáreferenciaalmodeloadjunto,seindicaenla casilla y se anexan dos reproducciones de ella en un tamaño de 12 X 12 cm.Representanteoapoderado:Enesteespaciodebeindicarelnombredelrepresentantelegalcuandosetratedeunapersonajurídica,sinoseestáactuandoatravésdeapoderado,ydeberáacreditarsetalcalidad.Siseactúaatravésdeapoderado,debeindicarseelnombredelabogadoqueadelantarálaactuaciónadministrativaanexandoelcorrespondientepoder. Si la solicitud la adelanta una persona natural, sin apoderado, no debe diligenciarse esta casilla.Solicitante:Eslapersonanaturalojurídicaqueestásolicitandoelregistro.Debeindicarse:nombre,dirección,teléfono,e-mail,fax,asícomoeltipodeempresa,atendiendoloscriteriosdelaley905de2004,siesmicro,pequeñaomedianaempresa u otra en caso de no reunir los requisitos para ser considerada microempresa.Marcaasociada:Esteespacioúnicamentesediligenciaenelcasodequesetratedelregistrodeunlemacomercial,debeindicarselamarcasolicitadaoregistradaalacualseráasociadodicholemayelnúmerodelexpedientedelcertificadodelregistro, según el caso.Enumeracióndetalladadelosproductososervicios:DebenenumerarselosproductososerviciosparaloscualeshadeutilizarseelsignosolicitadoteniendoencuentalaclasealaquecorrespondedeacuedoconlaClasificaciónInternacionaldeNiza.ParaelefectoéstapuedeserconsultadaenlabibliotecadelaSICoenlapáginadeInternetwww.sic.gov.co. Dicha clasificación es de uso obligatorio.Sisetratadeproductososervicios,dediferentesclases,debenpresentarsetantassolicitudescomoclasesseanyencadauna enumerar aquellos productos o servicios contenidos en ella.Reivindicacióndecolores:sisusolicitudesunamarcadetipofigurativa,mixtaotridimensionalpuedereivindicarcoloresseñaladosenlaetiquetaconelfindetenerelderechoylaproteccióndelaconfiguracióndelasmismsenelconjuntomarcario.Si se trata de solicitud de registro de un lema, la lista de productos o servicios debe ser igual a la de la marca asociada.Comprobantedepago:Referenciarelnúmeroyfechadelrecibodepagodelatasaestablecida.Estedocumentodeberáanexarse.Prioridad:Únicamentesediligenciaeneleventoenqueelsolicitantehapresentadoinicialmente(yporprimeravez)unasolicitudenotropaís(miembrodelaComunidadAndina,delConveniodeParísodelaOMC)paralamismamarcaylosmismosproductosyquieraqueseatenidaencuentalafechadepresentacióncontenidaendichasolicitud.Conestefinpodrá indicar la fecha de presentación de la solicitud extranjera, el número de solicitud y el país de origen.Prioridaddeexposiciones:Sólosediligenciaeneleventoenqueelsolicitantequieraqueseatenidaencuentalafechaenquelamarcaamparóproductososerviciosenunaexposicinrealizadaenelpaísyreconocidaoficialmente,paralocual debe indicarse el nombre de la exposición, el lugar y la fecha de celebración de la misma.Seentiendepormarcanominativa,laqueestáconstituidaporunaovariaspalabras;pormarcafigurativa,laqueestáconformadaúnicayexclusivamentepordibujos;pormarcatridimensional,laqueestáconstituidaporlaformadelosproductossusenvasesoenvolturas,siempreycuandodichaformanosealausualolaimpuestaporlanaturalezaolafuncióndedichoproducto,ylamarcamixtaesaquellaenlaquesecombinanpalabrasydibujos.Silapalabratieneundiseñoespecial(coloresoformasespecialesdeletras)yquierenprotegersemedianteelregistro,estaseconsideramarcamixta y también debe anexarse las reproducciones.Derechopreferente:Elderechopreferentepuedeserejercidodesdecuandosepresentalaaccióndecancelaciónhastadentrodelostresmesessiguientesdelafechaenquelresolucióndecancelaciónquedeenfirme,deberecaersobreunamarca idéntica a la que se canceló y debe cubrir los mismos productos o servicios o tener una cobertura menor.Anexos:DebenmarcarseconunaXlascasillascorrespondientesalosdocumentosqueacompañanlasolicitudenelmomento de la presentación 1.Identificación:Correspondealaindicacióndeldocumentodeidentidaddelsolicitante,discriminandoenlacasillacorrespondienteconunaX,sisetratadeC.C.(céduladeciudadanía)oNIT(NúmerodeIdentificaciónTributaria;C.E.(CéduladeExtranjería);uOtro(encasodequelaidentificacióndelsolicitantecorrespondaaundocumentodiferentealosanteriormente mencionados).Solicitudde:Únicamenteseaceptaunaopciónporcadasolicitud.Debemarcarseenlacasillacorrespondientesisetratadeunasolicitudderegistrodemarca,lemacomercial,marcacolectivaodecertificación,denominacióndeorigenoautorizacióndeusodedenominacióndeorigen.(DefinicionesdeestosconceptosenDecisión486de2000arts.134,175,180 y 201)Losespaciossombreadoscorrespondenalosrequisitosmínimosquedebencumplirseparaobtenerfechadepresentaciónde la solicitud.Si faltara espacio en algún recuadro de este impreso, utilice hojas complementarias.
80
Tablas de retención de la secretaría de hacienda y el tesoro
Rentas
ALCALDIA MUNICIPAL SAN GIL
SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL TESORO
UNIDAD PRODUCTORA:
SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL TESORO
CODIGO :
120
SUBSECCION:
RENTAS
CODIGO :
126
CÓDIGO
SERIADO( SUBSERIADO) Tipos Documentales
U.P.
Subsecciòn
Seriado
Subseriado
120
126
001
Correspondencia
120
126
002
Incripcion de Industria y Comercio
01
Certificadod e Bomberos
02
Uso del Suelo
03
Licencia Sanidad
04
Declaraciónd e Ind y Ccio
120
126
3
Recibos de Caja
01
Predial
81
02
Industria y Comercio
03
Degüello Ganado
04
Paz y Salvos
05
Diversos
06
Certificacioens
Tesorería
ALCALDIA MUNICIPAL SAN GIL
SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL TESORO
UNIDAD PRODUCTORA:
SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL TESORO
CODIGO :
120
SUBSECCION:
TESORERIA
CODIGO :
125
CÓDIGO
SERIADO( SUBSERIADO) Tipos Documentales
U.P.
Subsecciòn
Seriado
Subseriado
120
125
001
Certificaciones Expedidas
01
ARS
02
Empleados
82
03
Pensionados
120 125 002
Comprobantes de Egreso
01
CDP
02
CP
03
CG
04
Resoluciones
05
Contratos
06
Convenios
07
Certificaciones
08
Actas de Pago
09
Actad de Liquidaciòn
120
125
003
01
Correspondencia R/R
120
125
004
02
Certificaciones Expedidas
Salarios
Salud
120
125
005
Carpeta pagos Seguridad Social
120
125
006
Carpeta Cuentas bancarias Apertura/Cancelacion
120
125
007
Carpeta Pagos Electronicos
120
125
008
Carpeta Creditos
120
125
009
Carpeta Retención en la Fuente
120
125
010
Carpeta Para fiscales
120
125
011
Carpeta Estampillas
120
125
013
Embargo
01
cancelados
83
02
recibidos
120
125
012
Informes
01
Bancos
02
Gobernación
03
Contraloria Departamental
04
Ministerios
120
125
012
Servicio de la Deuda
01
Dos Mil Millones
02
Quinientos Millones
Presupuesto
ALCALDIA MUNICIPAL SAN GIL
SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL TESORO
UNIDAD PRODUCTORA:
SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL TESORO
CODIGO :
120
SUBSECCION:
PRESUPUESTO
CODIGO :
122
CÓDIGO
SERIADO( SUBSERIADO) Tipos Documentales
U.P.
Subsecciòn
Seriado
120
122
001
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
120
122
002
Correspondencia enviada
84
120
122
003
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
120
122
004
proyectos de acuerdo
120
122
120
122
Contabilidad
ALCALDIA MUNICIPAL SAN GIL
SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL TESORO
UNIDAD PRODUCTORA:
SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL TESORO
CODIGO :
120
SUBSECCION:
CONTABILIDAD
CODIGO :
123
CÓDIGO
U.P.
120
SERIADO( SUBSERIADO) Tipos Documentales
Subsecciòn
Seriado
Subseriado
120
123
001
Conciliaciones Bancarias
01
Extractos
02
Notas contables
123
002
Correspondencia Tramitada
120
O1
Recibida
O2
Remitida
120
03
Entes
85
Descentralizados
120
120
123
003
Estados Financieros
01
Notas Aclaratorias
123
004
Ejecuciones Presupuestales
123
005
Estados Financieros
123
006
Informes
01
Contraloría General
02
Contraloría Departamental
03
Planeación Nacional
04
Planeación De partamental
05
DIAN
120
06
Culminacion de Gestión
07
Liquidacion de Convenios
08
Contabilidad
123
007
GENERAL
01
translados y Participaciones
02
flujos financieros
03
requerimientos
04
Certificaciones
05
resoluciones
06
comprobantes
07
Inventario
08
Impuesto de vehiculo
86
09
Diversos
87
88
Compromiso presupuestal
89
90
91
10. SECRETARIA DE PLANEACIÓN (130)
Según la información recolectada el primer secretario de planeación fue el señor Luis Ruiz en ese entonces esta dependencia se llamaba secretaria de infraestructura, después paso a ser secretaria de obras públicas, el presente nombre de esta dependencia SECRETARIA DE PLANEACIÓN MUNICIPAL fue dada a través de un acuerdo. El actual secretario de planeación es el ingeniero Óscar Villalba.
Según el artículo 294 dice: SERVICIOS TÉCNICOS DE PLANEACIÓN. Los derechos por concepto de los servicios prestados por el secretario de planeación municipal serán los establecidos por el gobierno nacional adoptados por un decreto por el alcalde municipal.
a. Naturaleza general de las funciones
Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos.
b. Propósito principal
Direccionar y planear el municipio desde el punto de vista económico, de inversión social y urbanística teniendo en cuenta el Plan Básico de Ordenamiento Territorial, el Plan de Desarrollo y las normas legales vigentes.
c. Funciones
 Dirigir los planes de desarrollo municipal y el plan plurianual de inversiones, de acuerdo con las normas legales vigentes y las directrices que imparta el Consejo Municipal de Planeación.
 Implementar el Plan Básico de Ordenamiento territorial PBOT, una vez expedidas las respectivas aprobaciones.
 Controlar el buen funcionamiento del Banco de Proyectos.
 Elaborar el sistema de información estadística e incorporar la base de estratificación socioeconómica soporte del Sisben.
 Dirigir el Fondo de Vivienda Municipal.
 Controlar los gastos de la Secretaría de Planeación, previa delegación.
92
 Elaborar licencias de urbanismo y construcción, adoptar el POT, controlar el uso del espacio público y otorgar premisos para la ocupación del mismo.
 Priorizar los proyectos de saneamiento básico y mejoramiento ambiental.
 Fomentar en coordinación con las dependencias y entidades que conforman el sistema nacional del medio ambiente, obras y proyectos de irrigación, drenaje, recuperación de tierras, regulación de causes de agua para el adecuado manejo y aprovechamiento de cuencas hidrográficas, que adelante la Administración Municipal.
 Garantizar que se cumplan los programas de descontaminación del agua afectada por vertimientos del municipio, disposición, eliminación y reciclaje de residuos y de control a las emisiones contaminantes del aire (ley 99, artículo 65).
 Coordinar a través del Concejo Municipal, las personerías delegadas en materia ambiental, en las cuales la Procuraduría general podrá delegar funciones (ley 99, artículo 97, parágrafo).
 Establecer a través del Alcalde la personería jurídica a las entidades ambientales sin ánimo de lucro (ley 99, artículo 106).
 Supervisar el Consejo Ambiental del municipio, con la participación de la Secretarías Local de Salud y crear un comité técnico interinstitucional de educación ambiental (decreto 1743 de 1994).
 Preparar el área de apoyo técnico y términos de referencia para contratación de obras civiles.
 Coordinar la elaboración del plan vial.
 Dirigir las interventorias en el diseño y ejecución de proyectos.
 Coordinar la administración y mantenimiento de parques e inmuebles al servicio del municipio.
 Garantizar que los objetivos concertados y a las demás funciones relacionadas con su despacho, que le asigne el Señor Alcalde, la Constitución, la ley o los reglamentos.
 Diseñar el Plan de Acción de la Secretaría y velar por su cabal ejecución.
 Ejercer el control Interno y disciplinario de los empleados a su cargo.
 Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los acuerdos municipales y las disposiciones que determinen la organización de la entidad o dependencia a su cargo.
93
d. Contribuciones individuales
 La proyección y aplicación de las políticas en materia de planeación municipal, se hacen en base al Plan de Desarrollo del Municipio.
 Asesora a las distintas dependencias en la elaboración de los Planes de Acción acorde a las directrices.
 El Plan de Ordenamiento Territorial se ajusta anualmente de acuerdo a las necesidades territoriales.
 Los Proyectos realizados llenan los requisitos y parámetros establecidos.
 La rendición de cuentas a los entes de control se efectúan de manera oportuna, en los términos y fechas establecidas por los mismos.
 La entrega de informes se hace de manera oportuna al superior inmediato, e instancias correspondientes.
 Los informes presentados reflejan los resultados y transparencia de la gestión institucional.
 La proyección y aplicación de las políticas en materia de infraestructura pública, se hacen en base al Plan de Desarrollo del Municipio.
 Elabora el Plan de Acción de la dependencia acorde a las directrices.
 Presenta el Plan Anual de Inversiones de las obras a realizar durante la vigencia, atinentes a la construcción, rehabilitación y mantenimiento de las obras públicas en el municipio, proyectos viales y de infraestructura.
 Se proyectan las obras del Programa de Autogestión de acuerdo a la prioridad y necesidad de las obras públicas originadas por iniciativa de la comunidad.
 La rendición de cuentas a los entes de control al superior inmediato e instancias competentes, se efectúan de manera oportuna, en los términos y fechas establecidas por los mismos.
 La formulación, diseño y viabilización de las obras a realizarse en el municipio, se realiza acorde a los lineamientos trazados y a las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes sobre la materia.
 Los indicadores de gestión reflejan el estado, calidad, eficiencia y eficacia de la gestión, la debida aplicación del control Interno y cumplen los requisitos de ley.
e. Encuesta
En esta dependencia se realizo un instrumento de investigación el cual utilizamos el de la encuesta, los resultados son los siguientes:
1. Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestión documental para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y evidencia para la dependencia?
RTA: si
94
2. Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y responsable del archivo?
RTA: SI
3. Quien administra el archivo en la dependencia?
RTA: ASISTENTE
4. Considera que es importante la capacitación y formación del personal en el tema de la gestión documental?
RTA: SI
5. En la dependencia conocen y aplican normas establecidas para la gestión documental?
RTA: SI, 594 del 2000
6. El sistema y organización e identificación del material en archivo es:
RTA: alfanumérico
7. En la dependencia, cuáles de estos elementos y/o tecnologías se utilizan para la conservación de los documentos?
RTA: CARPETAS
8. La dependencia cuenta con un espacio establecido y suficiente para la organización y conservación de los documentos permitiendo su adecuado manejo?
RTA: NO
9. Los documentos están expuestos a:
RTA: VENTILACIÓN
10. A qué tipos de riesgos está expuesto el archivo?
RTA: NATURAL, ROBO, INCENDIO.
11. Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que está expuesto el archivo?
RTA: CONTROL DE HUMEDAD
12. En qué material están elaboradas las unidades de depósito de los archivos?
RTA: MADERA
13. La entidad cuenta con tablas de retención documental?
RTA: SI
95
14. Existe un plan de prevención de desastres?
RTA: SI
15. Cuál es el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales dentro de la dependencia?
RTA: CINCO AÑOS
16. Qué tipo de conservación maneja con los documentos de la empresa?
RTA: SOLAMENTE ALGUNOS ARCHIVOS SE MANTIENEN EN CONSERVACIÓN TOTAL, PERO LOS OTROS SOLO SE CONSERVAN DURANTE CINCO AÑOS.
Según el diagnostico en esta dependencia manejan todo el archivo de urbanismo, de igual manera los inventarios de la parte de contratación de san gil, certificados, derechos de petición, radicación de proyectos, licencias de construcción, nomenclaturas de suelo, demacraciones.
Al momento de archivar los documentos se guían por unos códigos los cuales nos permiten el fácil acceso de los mismos:
f. Códigos correspondientes para el archivo de gestión
DOCUMENTOS
CODIGOS
Actas De Visita
130-001-01/011
Autorizaciones
130-002-01/O11
Autorizaciones Arreglos Locativos
130-002-02/011
Certificaciones Estrato Y Nomenclatura
130-004-01/011
Certificaciones Varias
130-004-02/011
Certificaciones Uso De Suelo
130-004-03/011
Oficios Enviados Externos
130-005-01/011
Oficios Enviados Internos
130-005-02/011
Derechos De Petición
130-008/011
Resoluciones
130-015/011
Demacraciones
130-016-01/011
Licencias De Construcción
130-016-02/011
Licencias De Subdivisión
130-016-03/011
Propiedades Horizontales
130-016-04/011
Planos
130-016-05/011
96
Para su mayor entendimiento y más completa la información a continuación se muestra la tabla de retención de la dependencia de secretaria de planeación.
97
98
99
100
101
102
11. SALUD LOCAL (140)
a. MISIÓN
Somos líderes en organización, dirección, vigilancia y control de sistema de seguridad social de salud S.G.S.S.S. en el municipio de San Gil, asesorando, coordinando y supervisando las entidades promotoras de salud E.P.S., entidades promotoras de salud Régimen subsidiado, administradoras del régimen subsidiado E.P.S.S., Instituciones promotoras del servicio de salud I.P.S. orientadas a la población beneficiara del régimen subsidiado, sobre los derechos y deberes, según lineamiento, normatividad y legislación vigente, para lograr la calidad, servicio y experiencia del talento humano, regido por los principios de honestidad, cumplimientos, respeto y compromiso social.
b. VISIÓN
En el 2019 alcanzar la cobertura universal en Régimen subsidiado en cubrimiento a la población vulnerable y menos favorecida del municipio de San Gil, mediante la aplicación del as normas que permitan garantizar los servicios de POS-s subsidiado ofrecido por el Ministerio de la Protección Social a través de la red prestadora en los diferentes muebles de complejidad.
c. Diagnostico
Se ordeno el archivo por asuntos y cronológicamente, donde retiramos de los documentos clips y ganchos de grapadora.
Observaciones:
 En la dependencia se presenta personal solicitando información acerca del sisben, otros seguros que hacen parte del sistema subsidiado y por el bono pencional que es para la personas de la tercera edad.
 En el momento de ordenar los documentos pudimos observar que muchos de estos tiene duplicidad de fechas, lo que dificulta su ordenamiento.
103
 Gran parte de los documentos presentan perforaciones causadas por la grapadora y la perforadora.
 Se manejan 3 tipos de separadores: Plástico, cartón y papel.
 La gran mayoría de las AZtas exceden su cupo y pudimos observar que tenían más de 500 folios, donde la gran mayoría de documentos se encuentran deteriorados.
 Se saltan los procedimientos para tomar tintos.
f. En las AZtas observamos lo siguiente:
 Cada AZ contiene varia clase de documentos como; pagos, novedades, cumplimientos, base de datos, informe ejecutivos, correspondencia, contratos, promoción y prevención, pólizas.
 Pagos: Se encuentran facturas de las diferentes ARS, liquidaciones mensuales o bimensuales.
 Outsorcing: Se manejan con la entidad SISCOL S.A, certificados de disponibilidad que contienen presupuestos de gastos, inversión, recursos de cofinanciación, salud, recursos de la nación, régimen subsidiado.
 Novedades: Quejas, reclamos, solicitudes o cumplimiento de artículos. Formatos que contienen el número de nacimientos, afiliados, ingresos, fallecidos, base de datos de cada afiliado, planillas con la entrega de carnets, manuales de usuario, red de servicios, reportes de ingresos y egresos de los afiliados a las ARS.
 Promoción y prevención: Un resumen de la programación anual de las vacaciones, afiliación de -----, Tasa de natalidad, numero de consultas, mamografías, etc.
 Base de datos: Contiene oficios donde se entregan informes mensuales actualizados de la base de datos, una póliza de cumplimiento de las aseguradoras, un acta anual por la aprobación o renovación de alguna póliza.
104
 Informe ejecutivo: Entregas de informes mensuales con el anexo de un medio magnético donde esta almacenada la información.
 Correspondencia: Cartas de solicitud, informes de documentación e informes de facturación de los contratos.
11.1 Estadística
Encargado: Floriberto Buitrago
Cargo: Técnico en Estadística en Salud
Funciones: Maneja la base de datos del sisben, el régimen subsidiado.
Los documentos que maneja son:
Resoluciones de novedades de:
 Afiliaciones
 Retiros
 Actualización de documentos ya sea por cambio de apellidos, nombre o número de identificación
Se hacen manejo de estadísticas vitales en salud pública, estas estadísticas están relacionadas con el número de niños que nacen vivos, certificados de defunción, boletas de inhumación.
11.2 Salud Pública:
Encargado: Eliana Graciela García. Psicóloga
Cargo: Profesional de apoyo de la secretaria de salud.
Funciones:
 Es la encargada del programa Bono pensional, que es un subsidio dirigido a ayudar a las personas de la tercera edad.
 PUAS: Planes de intervención colectivas los cuales son para la atención a la comunidad.
105
Los requisitos para poder acceder a algún programa de estos es tener nivel 1 o 2 del Sisben y estar afiliado a alguna ARS o EPS subsidiada.
El programa de la tercera edad se maneja directamente desde Bogotá D.C. y Bucaramanga.
Encargado: Sandra Milena Gómez
Cargo: Coordinadora en Salud pública
Funciones:
Maneja los siguientes proyectos:
 Salud infantil: Vacunación.
 Salud mental: Violencia intrafamiliar, uso de sustancia psicoactivas.
 Salud sexual y reproductivas: Sexualidad joven.
 Enfermedades crónicas no trasmisibles en todas las edades: Se invita a la comunidad a practicar el ejercicio físico para evitar estas enfermedades.
 Salud oral: Se va a las instituciones y se hacen revisiones odontológicas a los niños.
 Nutrición: Hábitos alimenticios en todas las edades.
 Seguridad laboral: Esta dirigido a las personas para que tengas buenas posturas y discapacitados, en donde se dirigen a una terapeuta ocupacional quien les brinda su asesoría.
 Vigilancia en Salud Pública: Se manejas todas las enfermedades y se hacen controles para ver si han aumentado o disminuido.
 Gestión: Se hacen comités y reuniones para sacar conclusiones a cerca de todo lo anterior.
Estos proyectos se realizan por medio de contratos, los cuales se realizan en convenio del Hospital Regional y se realizan interventorias a todos y cada uno de los proyectos.
En esta misma dependencia se hace entrega de carnets a personas:
 Que se encuentras recluidas en la cárcel
 En el ancianato
 Desplazadas por la violencia
 Niños que están bajo custodia del ICBF
106
 Desmovilizados
 Indigentes
Encargado: Diana Patricia Afanador Chaparro
Cargo: Jefe de Enfermera
Funciones: Es la encargada del proyecto Vigilancia en salud pública - Epidemiología
11.3 Salud Local:
Encargado: Diva Johanna Carreño Santiago
Cargo: Técnica
Funciones: Auxiliar secretaria de Salud
Encargado: Claudia Patricia Oliveros Muñoz
Cargo: Secretaria local de Salud
Funciones:
 Entregar informes a los respectivos entes de control
 Realizar los pagos a las EPS-s
 Es la interventora al programa PAN que está dirigido a los niños de las escuelas y el cual tiene como fin brindarles un refrigerio.
 Realizar visitas en conjunto con la policía y la oficina de saneamiento a las quebradas o lugares donde se estén presentando criaderos de mosquitos portadores de enfermedades como el dengue.
107
Secretaria de salud
Aseguramiento
Salud publicaEstadistica
Salud Local
108
12. SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (150)
La secretaria de tránsito y transporte es una actividad encargada de hacer cumplir las normas establecidas por los distintos medios de transporte en diferentes partes del país.
Código Nacional de Tránsito
Ley 1383 del 2010
“por la cual se reforma la ley 769 de 2002
Código nacional de policía:
DECRETO 1355 DE 1970 (Agosto 4)
Diario Oficial No 33.139, del 4 de septiembre de 1970
12.1 MINISTERIO DE JUSTICIA
La inspección de Tránsito de san gil fue creada aproximadamente el 25 de abril en el año 1967 (centralizada) ubicada en el palacio de la alcaldía de este municipio, sus principales funciones son organizar y controlar todo lo relacionado con el tránsito dentro de su territorio haciendo cumplir las normas establecidas.
Es así como se observa que esta entidad se enmarca dentro de los servicios públicos de seguridad o protección que el Estado debe brindar a todos los ciudadanos y habitantes permitiendo a través de esta entidad el orden público y la convivencia ciudadana como producto de su gestión.
Las nuevas modificaciones efectuadas en esta entidad, aprobaron su trasladó en el Sena entidad descentralizada en el año 1995 y 1996 mediante un acuerdo municipal, llamándose dirección de tránsito y transporte.
Tomando en cuenta las numerosas solicitudes que en ese aspecto presentaron los gremios y la ciudadanía en general, fue trasladada en el año 2000 a la alcaldía como entidad descentralizada, en su nueva dirección, el terminal de transporte aproximadamente en los siguientes años transcurridos que hasta el momento funciona como Secretaria de tránsito y transporte.
Algunas de las funciones que esta entidad realiza son:
 Dirigir y controlar el tránsito y transporte en la jurisdicción municipal.
109
 Coordinar las competencias municipales de transporte de conformidad con la ley 105 de 1993.
 Procurar con las autoridades municipales vecinas, la integración del servicio público de transporte.
 Expedir licencias y matrículas a los propietarios de los diferentes vehículos.
 Autorizar y controlar los gastos de la Secretaría, previa delegación.
 Conceptuar y tramitar de acuerdo a las normas legales vigentes, sobre solicitudes referentes a transporte terrestre público urbano, metropolitano de pasajeros y mixtos.
La secretaria de transito está ubicada en el terminal de transporte, siendo así dirigida por la doctora Yaneth Patricia Pinzón Ayala encargada del despacho secretaria de transito, la máxima autoridad de esta entidad. Dividiéndose en cuatro secciones:
 Matricula
 jurídica
 Caja
 Licencia
 Archivo
12.2 MATRICULA
La doctora marina reyes Silva como jefe de matricula es la encargada de realizar los siguientes trámites del registro nacional automotor, el Formulario de solicitud de trámites del registro nacional de transporte tiene:
1. Matricula
2. Traspaso
3. Traslado de matrícula y registro
4. Radicado de matrícula y registro
5. Cambio de color
6. Cambio de servicio
7. Regrabar motor
8. Regrabar chasis
9. Transformación
10. Duplicadlo de licencia de transito
110
11. Inscripción de prenda
12. Levantamiento de prenda
13. Cancelación de matrícula y registro
14. Cambio de placas
15. Duplicado de placas
16. Re matricula
17. Cambio de carrocería
18. otros
La matrícula de un vehículo lo identifica e individualiza respecto a los demás, se representan por una placa metálica en la que se graban o adhieren de forma inalterable los caracteres.
Las autoridades de tránsito asignan las letras y números a cada vehículo, por lo general en el momento de la compra del vehículo, antes de que circule por la vía pública. La combinación de letras y números es exclusiva de un vehículo, de forma que podrá ser identificado en cualquier circunstancia por su matrícula.
12.3 JURIDICA
El señor Félix Humberto Solano Cala, Técnico de oficina jurídica, está encargado de los siguientes trámites:
1. Accidentalidad
2. Comparendos
3. Tarjetas de operación ( permiso que se da a los clientes para transitar de un municipio a otro)
4. Ordenes de salida
5. Procesos (cuando no están de acuerdo con una sanción otorgada por un policía de tránsito).
a. Cobro coactivo:
Si en algún caso un infractor incumple con el pago de los anteriores trámites y el no pago del impuesto del derecho de porte y placa municipal se dirigen estos documentos a un proceso, estos documentos son enviados a la secretaría de hacienda, ubicada en la alcaldía del municipio de san gil, el cual ese documento es firmado por el encargado, quien tiene la facultad de dar la firma para autorizar este proceso, luego este documento es regresado a la secretaria de transito ,
111
sección cobro coactivo quien da inicio al debido proceso. Siendo realizado por la doctora Ana Cristina Vásquez (contratista) quien está a cargo de esta sección.
Se hace la liquidación oficial y el recibo de pago, si la persona no se acerca y no hace alusión de este pago se da inicio a un mandamiento de pago (embargos, retención de vehículos etc.).
b. Comparendo:
Si la persona no se acerca cinco días después de realizado la infracción se cita a una audiencia al contraventor (infractor de la norma) se le impone la sanción correspondiente.
c. Caja
En esta sección se realiza el pago de comparendos, licencias, impuestos, inscripciones, traspasos etc.
12.4 LICENCIA DE CONDUCCIÓN
Gloria de Santiago técnica administrativa
La Licencia de conducción es otorgada por primera vez a quien cumpla con todos los requisitos descritos en el artículo 19 de este código.
Las nuevas licencias de conducción contendrán, como mínimo, los siguientes datos: nombre completo del conductor, número del documento de identificación, huella, domicilio y dirección; fecha de expedición.
REQUISITOS PARA LICENCIA DE CARROS Y MOTOS
La licencia de conducción será otorga a quienes cumplen con lo siguiente:
 Saber leer y escribir.
 Tener 16 años cumplidos.
112
 Aprobar un examen teórico-práctico de conducción para vehículos Particulares que realizarán los organismos de tránsito de acuerdo con la reglamentación que expida el Ministerio de Transporte.
 Certificado de aptitud física, y mental para conducir expedido por un médico debidamente registrado ante el Ministerio de Salud antes de que entre en funcionamiento el RUNT o ante el RUNT una vez que éste empiece a operar.
Si en algún caso se pierde la licencia de conducción se efectúa el trámite de:
 Expedición: certificado médico, Escuela de automovilismo, de cedula, Foto
Cancelar el recibo (banco comprobante único de pago)
 Refrendación: para la realización de este documento se debe llevar acabo: examen médico, fotocopia de la cedula, reporte de internet, foto, y cancelar los recibos.
 Re categorización: Ya sea ascendente o descendente: certificado médico, escuela de automovilismo, fotocopia de cedula, foto, reporte de internet, cancelarlos recibos (banco comprobante único de pago).
 Duplicado: por deterioro o por perdida: reporte de internet (figure registrado), denuncio, cedula, foto, cancelación.
 Cambio de documento: reporte de internet, foto, fotocopia de cedula, 50mil pesos.
a. Impresión de lamina de transito y licencia de conducción
Carmenza Santos encargada de la impresión del documento de la licencia de conducción y verificación de los datos suministrados por el comprador y el vendedor del automotor.
12.5 ARCHIVO
El señor Víctor Alfonso Ardila encargado del archivo de esta entidad, que lleva laborando aproximadamente cuatro meses en esta área.
En esta sección los documentos están organizados en tres lugares diferentes:
113
 Matricula de carros: en esta sección los documentos están archivados en cajas con sus respectivas letras de placa. Por particular, publica y radicadas, estos documentos están ordenados en zic zac (de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda).Dentro de estas cajas están sus respectivas carpetas con los nombres de sus cliente.
En esta sección está ubicado el archivo de placas, que son aquellas que por deterioro o perdida, sus clientes han tenido que renovarlas porque la policía de tránsito no permite la circulación de estos vehículos
 Matricula de motos: en esta sección esta divida en cuatro secciones: IQR, IR, RD, IS, las cuales son las letras de placas.
Estos documentos están archivados en cajas el cual se maneja verticalmente de la 0 a la 50, en sus respectivas cajas.
En este lugar los documentos que son archivados, se encuentran acosados por la reducción de espacio
 Licencia de conducción: en esta sección los documentos están organizadas en cajas con dos apellidos en cada caja, dentro de esta están ubicadas las carpetas con sus respectivos clientes que conllevan estos apellidos.
Estos documentos están organizados en zic zac (de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda), en esta sección están archivados documentos de diferentes tipos de automotor.
En esta entidad se almacenan aproximadamente:
 7000 a 8000 documentos de motos
 20.000 a 25.000 documentos de carros
 185-cajas
 27 carpetas en cada una de estas cajas.
114
13. SECRETARIA DE EDUCACIÓN (160)
a. Encargado: Alberto Blanco Arenas
Cargo: Secretario privado con cargo de educación
Función:
El propósito de la secretaria es formar jóvenes que se identifiquen con nuestra democracia representativa y participativa; comprometido con los ideales de paz convivencia y tolerancia; para que sean gente de cambio personal y social dentro de los valores, haciendo que su conocimiento sea puesto al servicio de la unicidad y la diversidad mediante un proceso de educación constante y permanente.
La educación en Colombia se conforma por los niveles de educación preescolar, educación básica, educación media y de nivel superior. La entidad encargada de la coordinación de la misma es Ministerio de Educación Nacional, que delega en las 78 secretarías de educación la gestión y organización según las regiones. La educación estatal es generalmente más económica que la educación privada. La educación está reglamentada por la ley 115 de 1994 o ley general de educación. La política pública en educación se define a través del plan decenal de educación y los planes sectoriales de educación en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal.
El CONPEC es el presupuesto que el gobierno aporta para todo lo relacionado con los colegios urbanos y rurales.
13.1 Manual de Funciones
 La secretaria maneja la contratación de la empresa trasportadora (saso) que lleva a los alumnos del sector rural a sus respectivas escuelas.
Entre estas se encuentra Versalles con sus respectivas sedes.
 Ojo de agua.
 San Juan de Bosco
115
 Chápala
 El interventor es la persona encargada de vigilar que se esté cumpliendo con todas las rutas y los horarios establecidos.
 Maneja el programa PAN contratando una empresa que preste los servicios para la elaboración de las onces de los menores (proacer salud) al cual hay inscritos 3577 niños divididos en los siguientes colegios:
COLEGIOS
ALUMNOS
Nuestra señora de la Presentación
950
San José de Guanenta
1036
San Carlos
786
San Vicente de Paul
412
Luis Camacho Rueda
393
 Supervisar que se esté llevando a cabo la minuta, la buena manipulación y distribución de los alimentos para el sano desarrollo de los menores.
 Manejan el presupuesto que envía la gobernación para cada colegio. Los profesores deben traer la cuenta ellos la revisan, la envían a la oficina jurídica y a su vez a la secretaría de hacienda para su cancelación.
 Manejan todo lo relacionado con propuestas de colegios, peticiones para mejoramiento de los establecimientos, dotación de equipos de cómputo, la base la base de datos.
 Velan por la educación de las personas en calidad de desplazados y desmovilizados.
 Desarrollan todo lo relacionado con la elección del concejo municipal de juventudes desde el inicio hasta su final, derechos de petición y foros educativos. De igual manera manipulan la dotación de uniformes escolares a los colegios rurales y urbanos. Contratando a la señora de el almacén (Leti) para su fabricación.
 Redacta los correos para solicitar información de los alumnos a cada rector.
 Maneja acuerdos y contratos con la gobernación, entidades y personas.
116
a. Documentos Generados
 Actas de inicio(al iniciar un contrato)
 Actas de suspensión (cuando hay que suspender por algún motivo como la salida de vacaciones)
 Actas de reinicio (cuando se necesita seguir contando con algún servicio)
 Actas de liquidación (cuando se le da finalidad total al contrato).
 Oficios (asignados por un número o código llevando su respectivo control de los archivos)
 Circulares
 Acuerdos
 Informes (de cada uno de los programas que manejan para enviárselos a la gobernación)
b. Los documentos que archivan son
 Datos de beneficiarios del programa PAN
 Entrega de equipos de cómputo
 Derechos de petición beneficiarios de transporte escolar
 Informes calidad de educación
 Solicitud arreglos escuelas
 Elecciones c.m.j
 Propuestas colegios
 Simat
 Matriculas colegios urbanos
 Contratos
Todos estos documentos los archivan en carpetas de cartón en un archivador.
c. Información General
117
Las personas a contratar deben llevar una documentación en específico como la Rut, contraloría, procuraduría aportes a seguridad social, estampillas, fotocopia de cedula hoja de vida particular y oficial adjunto debe ir una propuesta esto lo envían a jurídica para su estudio y aprobación.
Siempre deben hacer tres documentos iguales uno para jurídica, otro para secretaria de Hacienda y el otro para ellos.
El horario que manejan son de 7:30am a 12pm de 2pm a 6pm (al público está abierto hasta las 4:30pm)
Los clientes casi siempre son padres de familia o estudiantes
En el momento la persona encargada del archivo es:
Ingrid Shirley Aparicio Mantilla (secretaria)
El código de la secretaria es (160)
118
14. SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL (170)
Encargado: DOCTOR ORLANDO GALVIS APARICIO
a. MARCO TEÓRICO
¿Por qué se crea?
Se crea porque se ve la necesidad de desarrollar programas que beneficien a la población rural brindando capacitándolos y oriéntalos en diferentes temas relacionados con el campo, para así obtener que esta población tenga un mejor futuro, además de la gran importancia que el campo tiene para todo ser humano y es por ello que se implementan proyectos que beneficien a la población y al mismo modo a la naturaleza
b. Objetivo
Liderar, apoyar y coordinar con las personas del sector rural las actividades encaminadas a promover la participación para el posicionamiento del sector, bajo esquemas de encadenamiento productivo que permitan generar capacidad empresarial rural, y empleo productivo.
c. Misión
Su misión es Liderar los procesos de coordinación, planificación y gestión para el desarrollo rural regional enfocado hacia el ser humano, fortaleciendo sus organizaciones sociales, económicas y ambientales, sistemas de información, agroindustria, la minería sostenible, la oferta de bienes y servicios ambientales y de productos agropecuarios a mercados regionales, nacionales e internacionales.
119
d. Propósito
Es la creación de condiciones para la generación de Empleo recuperando la competitividad del aparato productivo urbano y rural mediante el mejoramiento de los procesos productivos, con el fin de generar oportunidades en los diferentes sectores de bienes y servicios que promuevan la generación y fomento de trabajos productivos sostenibles que eleven la calidad de vida de Las persona, con el apoyo de gremios y empresas, trabajadores y centros de investigación.
e. Finalidad
Planificar, administrar y ejecutar la política agropecuaria y de los recursos naturales para el municipio, en concordancia con los planes y programas previstos por la secretaria de agricultura departamental y el Ministerio de Agricultura nacional, mediante la coordinación interinstitucional y con criterios de sostenibilidad y equidad.
f. Funciones Generales
Serán funciones generales de la Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural las siguientes:
 Coordinar los planes, programas y proyectos encaminados a conjugar las acciones que contribuyen al desarrollo del sector agropecuario y de los recursos naturales.
 Asesorar a la población del municipio en la obtención de sus metas y objetivos y en el fortalecimiento de la transferencia tecnológica, de acuerdo con las necesidades del sector.
 Promover los procesos de capacitación y desarrollo personal de la comunidad en los diferentes programas a desarrollar en el municipio
120
 Desarrollar programas y proyectos productivos orientados hacia la ampliación de la oferta productiva y exportable del municipio, la productividad y la competitividad.
Esta dependencia cumple funciones de gran importancia con todo lo relacionado al campo más específicamente en la zona rural del municipio de San Gil y siempre en miras de garantizar el manejo efectivo y oportuno de los recursos humanos y físicos rurales en los diferentes programas agrícolas, pecuarios y ambientales con la misión de fortalecer el sector rural mejorando siempre la calidad de vida de los productores.
g. Programas Desempeñados
 Programa de asistencia técnica (es el que más se realiza en esta dependencia)
 Programa de Reforestación
 Programa de piscicultura
 Programa de avicultura (gallinas ponedoras y pollos de engorde)
 Programa de capacitación
 Programa de sanidad para animales
 Programa de arreglo de parques
 Programa ambiental
 Programa de huertas caseras
 Programa sobre manejo de riegos
 Programa de mantenimiento de vías
 Programas caficultor
 Programa de parcelas demostrativas
 Programa de jornada de vacunación (de animales como: vacunos, caninos, felinos, equinos y demás.
 Programa de inseminación de animales
Esta secretaría además de ejecutar proyectos agropecuarios también se encargan de mejorar la infraestructura de las vías rurales
121
En este momento la secretaria de agricultura de San Gil está poniendo en marcha el proyecto de seguridad alimentaria que se refiere al acceso físico, social y económico a una cantidad suficiente de alimentos nutritivos a de todas las personas, de modo que se puedan satisfacer las necesidades dietéticas y preferencias alimentarias para garantizar una vida activa y saludable.
h. Procedimientos para realizar los programas
La secretaria de Agricultura al diseñar cada programa se lo hacen saber a la dependencia jurídica quien es la que se encarga de hacer el respectivo proyecto y luego es pasado a la Alcaldesa quien es la encargada de aprobarlo.
Ya estando aprobados los proyectos; la oficina de agricultura se encarga de mandar un técnico a la zona rural, para que haga el respectivo diagnostico de cómo se encuentra la zona donde se va a ejecutar el proyecto, y en que veredas se ve mayor la necesidad de implementarlo
Por ejemplo, si se piensa hacer una reforestación; el proceso sería observar y diagnosticar que tipo de arboles se puede sembrar en esas zona y cuáles no y también que cantidad sería necesaria para hacer una buena reforestación.
Y así con todos los proyectos que se vayan a pensar ejecutar se hace este diagnostico. También se hacen las respectivas convocatorias ya sean por medios radiales o comunicándose con las juntas de acción comunal de las veredas para que los habitantes de la zona rural se beneficien con los proyectos a ofrecer. A todas las personas que se beneficien con los proyectos se le brinda capacitación y se les acompaña en el transcurso del proyecto ofrecido, como haciendo reuniones y observando cómo está funcionando todo, para así lograr buenos resultados
122
Además de manejarse estos proyectos que son propios se manejan proyectos por convenios con entidades como es el SENA Y gremios como Fedegan, y el comité de cafeteros con este se hizo un convenio por la gran producción que se ve en esta zona de café y también para capacitar y brindar asesorías a caficultores y luego verificar la zona y así finalmente regalarles colinos de café para aumentar una mejor producción de este producto.
Para esto primero hacen las respectivas capacitaciones y asesorías y después si se les dan los insumos a los beneficiarios ya sea para siembra o resiembra del café.
i. Manejo del MECI
En esta dependencia si tienen conocimiento de lo que es el MECI pero no lo aplican porque no le han dedicado el tiempo necesario para ponerlo en marcha, aunque consideran que sería de gran utilidad aplicarlo.
j. Manejo Archivístico
Se encarga del la organización de los documentos la señora Gloria Corredor, además de cumplir otras funciones, ella lo almacena en cajas y en carpetas, manejando una tabla de retención documental hecha por la dependencia así:
k. Anexos
123
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL MANEJADA EN ESTA DEPENDENCIA
Unidad Productora: Secretaria de Agricultura de Desarrollo Rural
CODIGO: 170
CODIGO: SERIE (SUBSERIES
TIPOS DOCUMENTALES)
170-001 ACTAS EN GENERAL
170-00101 Actas de inicio
170-00102 Actas de liquidación
170-00103 Actas de entrega de materiales
170-002 CORRESPONDENCIA
170-00201 Recibida
170-00202 Tramitada
170-003 INFORMES
170-00301 Informes Concejo Municipal
170-00302 Informes de prensa (avisos radiales)
170-00303 Informes varios
170-004 INTERVENTORÍA
170-00401 Obras
170-00402 Suministro de material para las veredas
170-005 MEMORANDOS
170-00501 Informativos
170-00502 Llamados de atención
124
Además de que organizan el archivo y manejan una tabla de retención, ellos afirman que ven la necesidad de tener a una sola persona encargada de esta labor, para que así su organización sea mucho más completa, también ven la necesidad de tener exclusivamente un sitio solo para el almacenamiento del archivo por que donde se encuentra se ve el hacinamiento y esto puede perjudicar a los documentos.
125
15. OFICINA PERSONAL
a. Misión
Brindar a los servidores públicos de la Administración Central del Municipio de San Gil, un óptimo servicio liderando los diferentes aspectos en las situaciones administrativas de personal; aplicando conocimientos profesionales e innovadores en las normas y procedimientos para que en forma retro alimentadora los funcionarios encuentren en su ámbito laboral un alto sentido de responsabilidad en sus tareas, compromiso institucional y elevado sentido de ética, garantizando que la Alta Dirección disponga de todos los recursos necesarios para estos cometidos.
b. Visión.
Fortalecer el sentido de pertenencia de los funcionarios, buscando el bienestar del personal de la Alcaldía Municipal de San Gil.
c. Objetivos
 Mantener un potencial humano adecuado al cargo y que responsa a las necesidades del mismo mediante la realización del diagnóstico respectivo.
 Permitir una evaluación del desempeño transparente a todo nivel jerárquico, que permita reconocer los errores y distinguir las actuaciones de los funcionarios para que ellos sean el símbolo de motivación hacia la excelencia del servicio.
 Reforzar el recurso humano y tecnológico de cada dependencia para que este cubra las necesidades de gestión por parte del personal de todas las áreas de la administración, manteniendo así un estado ideal de satisfacción laboral.
 Aumentar el compromiso institucional a través de la ejecución del programa de bienestar social laboral y de capacitación.
 Involucrar a todo el personal y su familia, a través de programas de bienestar social laboral.
 Contribuir a que el recurso humano sienta la mayor protección y tranquilidad en su trabajo, disminuyendo los riesgos laborales a través de la ejecución del programa de salud ocupacional.
126
d. Qué es?
Es una subsección de la secretaria General y de Gobierno, ésta a la vez es una unidad productora del fondo de la Alcaldía de San Gil, como ente de la Administración pública.
Tramita todo lo relacionado con situaciones administrativas y movimientos de personal, así como el reconocimiento de las prestaciones sociales y demás emolumentos a que tienen derecho los servidores públicos de la Alcaldía de San Gil.
Es la encargada de llevar el registro y control de los documentos que se tramitan en personal, velando porque se tenga una información oportuna y veraz, en cuanto a hojas de vida, nómina, salarios, novedades y prestaciones.
Así mismo, coordina las actividades de capacitación de los servidores del área de su competencia; así como las referidas a la Carrera Administrativa, nómina y prestaciones sociales y demás relacionadas con la gestión administrativa de personal.
e. Manual de Funciones
La Secretaria General, lleva a cabo las labores correspondientes al manejo de nómina en lo relativo a las prestaciones sociales, seguridad social y las demás que anunció a continuación.
 Actividades, cotidianas como contestar los teléfonos, atender al público tanto interno como externo.
 Registrar, expedir y manejar la relación de los documentos elaborados en la oficina como Certificados de salarios y tiempo de servicios, certificados de residencia, certificados de no pensión, certificados donde conste que no devengan pensión por parte del Municipio, certificados de idoneidad, permisos para trasteos, resoluciones para permiso de los notarios, resoluciones para el pago de viáticos, resoluciones para el pago de diferentes cuentas, resoluciones para el avance de cesantías, resoluciones para el pago de vacaciones, licencias o permisos, a los usuarios del servicio público que ofrece la oficina.
 Actualmente realizan la liquidación de las vacaciones junto con los aportes parafiscales, solicitan la disponibilidad presupuestal, elaboran la resolución y realizan los trámites correspondientes para su legalización y posterior
127
pago.
 Elaboran y pasan para la firma del Secretario General y de Gobierno memorando para el disfrute de vacaciones, para traslados de los funcionarios y para información general.
 Manejan el programa ABACO, de riesgos laborales, elaborando la liquidación mensual y generando el reporte para el respectivo pago cada mes y enviar por correo electrónico la liquidación mensual.
 Proyectan la respuesta de las diferentes solicitudes elevadas a la Secretaria General y de Gobierno.
 Buscan información básica para la elaboración de certificados de tiempo de servicios y salario de desvinculados de la administración, mancomunadamente con el Dr. Wilson Massey Director de Archivo General.
 Realizan la liquidación de los empleados que renuncian, elaboran la solicitud de disponibilidad presupuestal para la firma del señor Alcalde, posteriormente elaboran la resolución para el pago de las prestaciones definitivas, comunican al interesado para la respectiva notificación y legalización.
 Colaboran en la gestión de la oficina, participar en actividades de información y organización para fortalecer el servicio al ciudadano. }
 Reciben resoluciones elaboradas por la oficina Jurídica para la notificación y ejecutoria de las mismas, buscan la dirección de los involucrados, elaboran cartas para citación de notificación, posteriormente notificarla y relacionarla para el archivo correspondiente.
 Reciben diferentes oficios de la oficina jurídica, buscan documentación soporte para anexarle copia y enviarla a los diferentes entes o personas.
 Colaboran con información verbal, relacionada con los ex trabajadores oficiales, y otros a la Oficina Jurídica.
 Buscan, relacionan y envían información a los fondos como Horizonte y Santander y Porvenir para depurar cuentas de presuntas deudas en pensiones.
 Liquidan y en ocasiones re liquidan la presunta deuda con los docentes teniendo en cuenta algunos derechos de petición.
 Colaboran con impresiones de documentos a los funcionarios de la Secretaría de Agricultura y en ocasiones a la oficina Jurídica y Control Interno.
 Facilitan el Formato Único de Hoja de Vida y a Declaración Juramentada de bienes a quienes lo soliciten.
 En algunas oportunidades colaboran con el valor para fotocopias e ir a tomarlas.
 Actualización de la información correspondiente a la planta de personal actual.
 Reorganización de los archivos laborales de ex funcionarios y pensionados desde 1940 a la fecha.
128
 Elaboran la nómina mensual de los empleados al servicios del Municipio de San Gil, registrando los permisos, las incapacidades, vacaciones y los diferentes cambios a los fondos de pensión o salud de los meses de Enero, Febrero, Marzo, Abril, mayo, Junio y la prima Semestral.
 Elaboración de la nómina de los pensionados.
 Elaboración de la nómina del aprendiz del SENA de los meses de Enero, Febrero, Marzo, Abril, mayo, Junio y la prima Semestral.
 Liquidan y transcriben la seguridad social de los empleados (autoliquidaciones) en los Fondos de pensiones y Salud en: SANTANDER, PORVENIR, COLFONDOS, HORIZONTE, PROTECCIÓN, SALUCOOP, SOLSALUD, COOMEVA, SANITAS, I.S.S. Y RIEGOS LABORALES EN COLMENA de todos los servidores públicos, aprendiz del SENA y pensionados.
 Reconocimiento y pago de cuotas partes pensiónales.
 Liquidación de aportes parafiscales.
 Actualización y presentación de informes de la información en el programa PASIVOCOL.
 Elaboración y presentación de Información de prestaciones de los docentes para el fondo de prestaciones del magisterio.
15.1 Funciones de la Oficina de Personal:
a. Función principal
Administrar el talento humano de la Administración Central Municipal, efectuando y haciendo cumplir todos los procesos de ley y convencionales desde el reclutamiento, selección, vinculación, adiestramiento y retiro, teniendo en cuenta todas las necesidades de bienestar social laboral y capacitación del personal vinculado a la Administración Municipal. Además diseñará y tramitará todos los Actos Administrativos en materia de Personal; realizará todas las actividades de liquidación en materia prestacional, manteniendo al día los registros que para tal fin se requieran. Para ello deberá contar con una estructura orgánica bien definida, un manual de funciones acorde con las necesidades de cada cargo, un manual de procesos y procedimientos claro; integridad y compromiso de trabajo con todos los comités que funcionan en la dependencia.
A continuación transcribo las funciones (Decreto 059 de 2.005) que se encuentran en el manual de funciones y posteriormente las que realizo y las fijadas por el superior inmediato:
129
 Los documentos recibidos se clasifican y radican diariamente con base en el sistema de Gestión Documental de Alcaldía Municipal.
 La Correspondencia se distribuye diariamente de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de Gestión Documental.
 Las copias de los registros físicos y magnéticos de las respuestas y oficios enviados serán archivados diariamente.
 Las inquietudes recibidas de la comunidad, serán dadas a conocer al jefe inmediato.
 El archivo físico será llevado de acuerdo con las normas del sistema de Gestión Documental.
 Los Documentos de la oficina, se mantendrán en reserva y confiabilidad.
 Mantener al día la oficina, en cuanto al suministro del material físico para su normal funcionamiento.
 Mantenimiento de las normas establecidas en el sistema de Gestión Documental de la Alcaldía Municipal.
 Informar al Jefe inmediato del cumplimiento de compromisos adquirido, cumple con el normal y buen funcionamiento de la dependencia
 Auto calificar el trabajo realizado, lo que permite conocer fallas y logros, para mejorar y promover la aplicación de las normas.
 Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
b. Funciones que se deben realizar mancomunadamente con el Secretario General y de Gobierno.
 Coordinar los procesos de administración del talento humano.
 Mantener actualizado la estructura de cargos administrativos y operativos del personal del municipio.
 Tramitar las nóminas y autoliquidaciones de los servidores públicos que prestan su servicio a la entidad y en general reconocer las prestaciones económicas parciales o definitivas.
 Instruir al personal directivo en la concertación de objetivos y evaluación del desempeño.
 Elaborar y remitir el cuadro de novedades de la nómina de personal.
130
 Establecer la formulación para la liquidación de las prestaciones económicas del personal.
 Coordinar los comités de capacitación y estímulos al personal.
 Tramitar las peticiones y reclamos relacionados con la administración de personal.
 Desarrollar las metodologías señaladas por el departamento de la Función Pública para las modificaciones de la estructura, salarios y la planta de personal de la Alcaldía Municipal.
c. Adicional a las funciones relacionadas en el manual de Funciones me han sido establecidas las siguientes:
 Radicar y aplicar las novedades de los empleados en cuanto a permisos, incapacidades, nombramientos y retiros; licencias de maternidad entre otros para la elaboración y liquidación del cuadro de nómina.
 Elaborar la nómina de funcionarios activos y pensionados, generando los desprendibles y los aportes de ley.
 Digitar las novedades necesarias en planilla única para generar la seguridad social en cuanto a salud, pensión, riesgos laborales y aportes parafiscales de los empleados.
 Elaborar Resoluciones para conceder vacaciones y cesantías parciales y prestaciones sociales definitivas.
 Elaborar resoluciones de nombramiento y de renuncias.
 Elaborar memorandos de traslado de funcionarios.
 Elaborar circulares informativos para los empleados.
 Organizar los expedientes laborales de los funcionarios activos, pensionados y inactivos.
 Elaborar Certificado de tiempo de servicio, de empleados activos, inactivos pensionados
 Elaborar informes relacionados con estadísticas de personal para la contraloría.
 Presentar proyecto de decreto para reforma de salarios.
 Como delegada del señor Alcalde ante el Comité Local de Salud, fui nombrada como Secretaria General.
 Participar en algunas reuniones del Comité de Conciliación.
 Participar en las reuniones del Comité Disciplinario.
d. Metas
131
La Oficina de Personal quiere desarrollar sus acciones a corto, mediano y largo plazo realizando con la mejor calidad, oportunidad y responsabilidad las tareas de la Administración de Personal, enfocando así al potencial humano a un óptimo desempeño laboral, buscando la excelencia a través del ofrecimiento de las mejores condiciones de trabajo, para que en últimas se refleje en un eficiente servicio a la comunidad.
e. Diagnostico
DIAGNOSTICO
PROYECTOS
Deficiente capacitación de los funcionarios en la atención al usuario.
Diseñar e implementar un modelo de atención al usuario.
Insuficiente evaluación de la satisfacción del cliente
Implementar un programa a nivel municipal de evaluación de la satisfacción del cliente interno y externo, en relación con el servicio que se ofrece.
Insuficiente evaluación del logro de los objetivos de cada dependencia.
Falta logística en la atención de algunos procesos al interior de la entidad
Diseñar e implementar mecanismos para resolver casos de alta complejidad.
Insuficiente capacitación y control sobre las actividades realizadas por los servidores públicos.
Implementar un programa de capacitación.
132
Necesidad de una difusión constante entre los funcionarios y clientes externos respecto a nuestras competencias y la manera de acceder a nuestros servicios.
Implementar un plan de comunicación para la divulgación de nuestros servicios.
No se ha desarrollado una cultura y sistema de acreditación y certificación de los procesos al interior de la Administración. Existe desarticulación de los diferentes procesos asistenciales con las dependencias.
Desarrollar los sistemas de acreditación - certificación forense, en el contexto de las normas vigentes y del sistema de gestión de calidad.
No se ha implantado un Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo con la norma técnica
Implementar el Sistema de Gestión de Calidad, según la norma NTC GP- 1000:2004
No se han documentado los macro procesos misionales, transversales y apoyo
Implementar un Sistema de Gestión de Calidad en las dependencias y oficinas anexas.
Insuficientes estímulos y reconocimiento del rol misional del funcionario como investigador en el INMLYCF (tiempo para investigar, entre otros).
Diseñar e implantar un plan de estímulos para el los servidores públicos.
Insuficiente conocimiento y capacitación sobre la metodología para la implementación de los diferentes sistemas de calidad y/o
Capacitar a los funcionarios de la Administración municipal sector Central, en los diferentes temas de
133
MECI
Calidad y/o MECI
Se carece de indicadores de impacto institucional relacionados con la prestación del servicio frente a los servicios que se prestan
Actualizar los indicadores de gestión e implantar los indicadores de impacto institucional de las actividades y procesos administrativo.
Falta consolidar la cultura de autocontrol, autogestión y auto evaluación.
Diseñar, implementar, desarrollar y evaluar el modelo estándar de control interno - M.E.C.I
Falta consolidar los mapas de riesgo, para elaborar el plan de seguridad de la Administración Municipal Sector Central (administración del riesgo).
Construir y evaluar los mapas de riesgos de las actividades administrativas del Municipio de San Gil.
Falta implementar un sistema integral de información y comunicación para toda la Alcaldía Municipal de San Gil.
Diseñar, implementar, desarrollar y evaluar un sistema integral de información y comunicación para la Alcaldía Municipal Sector Central.
No existe un software adecuado para el sistema de información de actividades disciplinarias.
Crear un software adecuado para el sistema de información de actividades disciplinarias en la Administración Municipal Sector Central.
Insuficiente integración de las actividades de las diferentes dependencias.
Establecer e implementar mecanismos eficientes de integración de las diferentes dependencias de la Administración Municipal Sector Central.
134
Hay deficiencia en el desarrollo excelente de un plan por no contar con el personal idóneo para este tipo de actividad (planeación, manejo de riesgos – auditoria – control interno)
Desarrollar un programa de capacitación específico para el personal que cumpla funciones de administrativas y de apoyo en la Administración Municipal Sector Central.
La política de estímulos es insuficiente
Diseñar y ejecutar políticas integrales de estímulos.
Clima organizacional no es el mejor
Adoptar y aplicar un programa de mejoramiento continuo del clima organizacional
Política de bienestar insuficiente
Adoptar y ejecutar programas efectivos de bienestar social para los funcionarios y su núcleo familiar.
Escalas saláriales no competitivas ni acordes a la formación y desempeño de funcionarios
Gestionar ante los organismos competentes el aumento de la planta de personal y el ajuste de la escala salarial.
Planta de Personal Insuficiente
Deficiencias en programas de salud ocupacional
Evaluar y fortalecer el programa de Salud Ocupacional, contextualizado con la legislación vigente.
Falta actualizar y completar los manuales de procedimientos, de control Interno, de procesos y darlos a conocer.
Revisar, actualizar y socializar los manuales existentes.
Insuficientes procesos de
Diseñar, fortalecer y ejecutar un
135
capacitación
programa de entrenamiento y capacitación continua, acorde con las competencias laborales
No hay inducción como tampoco existe una educación continuada posterior a la inducción de personal.
Falta acreditar programas de formación y actualización académicos destinados a la certificación de los servidores públicos
Diseñar e implantar programas evaluables de actualización permanente de los servidores públicos de la Alcaldía Municipal sector Central con fines de certificación.
Plataforma de sistemas de información dispersos y obsolescencia de hardware.
Diseñar e implementar un sistema de información integral forense
Se carece de una plataforma tecnológica y comunicación de datos integrada
No estandarización en equipos, paquetes y estructuras de datos.
Implementar, mantener y actualizar la plataforma tecnológica
No se cuenta con un programa de capacitación permanente para los funcionarios de la Administración Municipal sector Central
Diseñar y desarrollar una infraestructura tecnológica de redes, comunicaciones y seguridad informática
No se cuenta con el recurso humano capacitado para el desarrollo de los sistemas de información.
Falta de cultura informática en la Administración Municipal.
136
No existe interconexión de áreas organizacionales mediante sistemas de información, equipos y tecnología de punta.
No existe coordinación y manejo de proyectos conjuntos entre las áreas, las oficinas y las dependencias administrativas de la Administración Municipal sector Central.
Ausencia de prestación de servicios a través de la Web.
Falta de un sistema de archivo para el manejo de documentación eficiente para el almacenamiento y recuperación de las hojas de vida de los funcionarios activos e inactivos.
Diseñar e implementar un modulo para el manejo adecuado de las hojas de vida.
Existen recursos tecnológicos obsoletos.
Desarrollar, implementar y actualizar la infraestructura electromecánica en corriente regulada, aires acondicionados y redes eléctricas que soporten la plataforma tecnológica.
Insuficientes programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los recursos tecnológicos.
Desarrollar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de la plataforma tecnológica.
Insuficiencia de recursos tecnológicos para ofrecer los servicios.
Dotar con tecnología de punta a la administración Municipal Sector Central
El sistema de información administrativo y financiero se ajusta a las necesidades, pero necesita actualización y mantenimiento.
Actualizar el Sistema integrado de información administrativa, financiera y de personal
No se cuenta con una cultura para presentar oportunamente requerimientos
137
de recursos.
Se requiere con máxima urgencia un modulo para el archivo de las hojas de vida de los funcionarios activos, inactivos y pensionados, teniendo en cuenta la norma; deben permanecer en la oficina 80 años.
No existe un sistema de costos.
Actualizar el modelo gerencial de costos en la administración Municipal.
No se ha implementado la venta de servicios
Desarrollar una infraestructura técnica y jurídica para implementar la venta de servicios en la Administración.
No están claramente definidas las políticas de autonomía o dependencia de las Secretarías.
Diseñar, construir y dotar las Secretarias
No existe un inventario actualizado de la infraestructura física de la Alcaldía Municipal de San Gil.
Adecuar, mejorar y mantener las dependencias de la Administración Municipal, así como construir una batería de baños para los funcionarios.
Limitación de recursos económicos para la infraestructura locativa.
Infraestructura insuficiente e inadecuada en algunas de las Dependencias y/o oficinas
f. Documentos que se producen
 Actas de entrega
 Actas de procuraduría
 Actas expedidas
 Acto administración de nombramiento
 Acto administrativo de reconocimiento
 Antecedentes disciplinarios
 Antecedentes fiscales
 Antecedentes judiciales
 Aportes parafiscales
 Aportes seguridad social
 Bienes muebles
 Bonos
138
 c.contratoria General
 Cedula
 Certificado contraloría General
 Certificado de estudios
 Certificado judicial
 Certificados expedidos
 Cesantías definitivas
 Cesantías parciales
 Circulares expedidas
 Contraloría departamental
 Comisión nacional del servicio. civil
 Correspondencia recibida
 Correspondencia remitida
 Correspondencia tramitada
 Correspondencia
 Cuadro de liquidación
 Cuotas
 Declaración de insubsistencia
 Diligencia de posesión
 Elaboración de nomina
 Empleados
 Estampillas
 Experiencias laborales
 Formato de riegos profesionales
 Formato vinculación a pensión
 Formato vinculación caja compensación familiar
 Formato vinculación de salud
 Funcionarios activos
 Funcionarios activos
 Funcionarios inactivos
 Historia laboral
 Hoja de vida
 Institutos descentralizados
 Inventario general
 Informativos
 Informes periódicos
 Juramento judicial
 Libreta militar
 Liquidación prestación social
 Llamadas de atención
 Nomina
 Memorandos expedidos
 Manual de funciones
 Manual capresan
 Manual contraloría
 Paz y salvo interno
 Pensiones
 No pensión
 renuncia
 Resolución de pago
 Resolución
 Riesgos laborales
 Salarios
 Reportes e informes de pago, Salud
 Solicitud del C.D.P
 Tiempo de servicio
 Unidades documentales
139